Digitale Aktenführung mit ELO eRecords
Mit der ELO E‑Akte digitalisieren öffentliche Verwaltungen, Schulen und kommunale Einrichtungen ihre Aktenführung ganzheitlich. Die Lösung unterstützt Organisationen dabei, Vorgänge medienbruchfrei abzubilden, Dokumente sicher zu verwalten und gesetzliche Vorgaben jederzeit einzuhalten.
Erfahren Sie jetzt mehr über die digitale Aktenführung mit der ELO E‑Akte.
Vorteile
Warum eine E Akte? Ihre Vorteile mit ELO eRecords auf einen Blick
Strukturierte digitale Akten
Alle relevanten Vorgänge, Dokumente und E‑Mails werden automatisch in zentralen Fachakten abgelegt – klar strukturiert, schnell auffindbar und jederzeit einsehbar.
Effiziente Prozesse und digitale Workflows
Von Genehmigungen über Fristenmanagement bis hin zu Umläufen: ELO eRecords automatisiert Abläufe und entlastet Mitarbeitende nachhaltig.
Rechts- und Revisionssicherheit
Die Lösung erfüllt geltende gesetzliche Anforderungen, zum Beispiel DSGVO‑Vorgaben, GoBD‑Standards oder Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit.
Optimiert für Verwaltungen und Schulen
Ob Schulverwaltung, Personalabteilung, Ordnungsamt, Kultur, Jugendhilfe oder allgemeine Verwaltung – ELO eRecords lässt sich flexibel an die Bedürfnisse der Fachbereiche anpassen.
Transparenz und medienbruchfreie Zusammenarbeit
Durch digitale Ablagestrukturen und klare Verantwortlichkeiten arbeiten Teams standortübergreifend effizient zusammen.
Die E‑Akte ist damit ein entscheidender Baustein der digitalen Transformation im öffentlichen Sektor.
Funktionen
Die wichtigsten Funktionen der E-Akte von ELO
Als Plattform für digitale Aktenführung bietet die ELO E‑Akte alle Funktionen, die kommunale Einrichtungen, Behörden und Bildungseinrichtungen benötigen:
- Automatisierte Workflows für Freigaben, Prüfungen oder Bearbeitungsschritte
- Strukturierte Aktenpläne für Verwaltung, Personal und Bildung
- Rechts- und revisionssichere Archivierung
- Intelligente Volltextsuche
- Revisionssichere E Mail Ablage
- Termin- und Fristenverwaltung
- Flexible Rechte- und Rollensteuerung
- Mobile Nutzung für ortsunabhängiges Arbeiten
Einsatzszenarien
Typische Einsatzszenarien in der öffentlichen Verwaltung
Digitale Personalakte
Alle personalrelevanten Dokumente – vom Bewerbungsprozess bis zur Pensionierung – strukturiert, sicher und jederzeit auffindbar.
Schüler:innen- und Bildungsakte
Schneller Zugriff auf Akten, Vorgänge und Unterlagen im Schulalltag – übersichtlich und datenschutzkonform.
Vorgangsakte/Verwaltungsakte
Beschlüsse, Korrespondenz, Sitzungsunterlagen und weitere Vorgänge zentral an einem Ort.
Vertragsakten
Transparente Verwaltung aller Vertragsdokumente inklusive Fristen, Versionen und Historie.
Compliance
Rechtskonformität und sichere Dokumentenverwaltung
Die ELO E‑Akte erfüllt alle relevanten gesetzlichen Vorgaben:
- DSGVO konforme Verarbeitung
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD
- Klare Berechtigungs- und Zugriffskonzepte
- Langfristige Aufbewahrung gemäß behördlichen Richtlinien
Starten Sie jetzt Ihre digitale Aktenverwaltung
Die E‑Akte ist der Schlüssel zu moderner, effizienter Verwaltungsarbeit.
Wir unterstützen Sie bei der Einführung einer digitalen Aktenführung sicher, strukturiert und zukunftsfähig.
Kontaktieren Sie uns für eine persönliche Beratung.
FAQ
Häufig gestellte Fragen
Kann die E Akte bestehende Papierakten ersetzen?
Ja. Papierakten können vollständig digitalisiert und strukturiert in die E‑Akte überführt werden. Auch gemischte Bestände aus Papier und digitalen Dokumenten lassen sich problemlos zusammenführen.
Für welche Fachbereiche ist die E Akte geeignet?
Die E‑Akte unterstützt zahlreiche Bereiche wie Personalwesen, Schulverwaltung, Ordnungsamt, Jugendhilfe, Kultur oder allgemeine Verwaltung. Aktenpläne und Workflows lassen sich flexibel anpassen.
Ist die Nutzung der ELO E Akte DSGVO konform?
Ja. Die E‑Akte bietet Funktionen wie Berechtigungskonzepte, Protokollierung, revisionssichere Archivierung und klare Zugriffskontrollen, die eine DSGVO‑konforme Verarbeitung ermöglichen.
Ist die E Akte auch für Schulen geeignet?
Ja. Die E‑Akte von ELO unterstützt schulische Anforderungen wie Schüler:innenakten, Verwaltungsprozesse, Elternkommunikation und Dokumentenablage datenschutzkonform.
