SharePoint ist eine starke Basis für Dokumentenmanagement. Für GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung und strukturierte ECM-Prozesse braucht es jedoch ein passendes Konzept und professionelle Erweiterungen. Genau hier setzt Shareflex ECM an.
Inhaltsverzeichnis
Viele Unternehmen nutzen SharePoint bereits. Doch reicht das für ein revisionssicheres Dokumentenmanagement?
Microsoft 365 hat sich in vielen mittelständischen Unternehmen als zentrale Plattform für Zusammenarbeit, Dateiverwaltung und Wissensaustausch etabliert. Dokumente werden in SharePoint abgelegt, über Teams geteilt und gemeinsam bearbeitet. Das ist praktisch, vertraut und für viele Arbeitsprozesse längst selbstverständlich.
Doch spätestens, wenn es um Rechnungen, Verträge, Personalakten oder andere aufbewahrungspflichtige Dokumente geht, taucht eine entscheidende Frage auf: Kann SharePoint als revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) genutzt werden?
Die kurze Antwort lautet: Ja, grundsätzlich schon. Allerdings nicht ohne die richtigen Rahmenbedingungen. Denn SharePoint bringt wichtige Grundlagen für das Dokumentenmanagement mit, ersetzt aber nicht automatisch ein vollständig konzipiertes, GoBD-konformes Archivierungs- und ECM-System.
Kurz gesagt:
SharePoint kann die technologische Basis sein. Entscheidend ist aber, wie Aufbewahrung, Berechtigungen, Prozesse, Verfahrensdokumentation und Archivierungslogik umgesetzt werden.
Was bedeutet revisionssicher überhaupt?
Der Begriff „revisionssicher“ wird häufig verwendet, ist juristisch jedoch nicht eindeutig als ein einzelner Standard definiert. In Deutschland stehen vor allem die Anforderungen der GoBD im Mittelpunkt. Sie beschreiben, wie steuerlich relevante Unterlagen in elektronischer Form ordnungsgemäß geführt und aufbewahrt werden müssen.
Für Unternehmen bedeutet das: Dokumente müssen vollständig, nachvollziehbar, verfügbar, auffindbar und vor unzulässigen Änderungen geschützt aufbewahrt werden. Dabei geht es nicht nur um die reine Ablage einer Datei, sondern auch um die Prozesse dahinter.
- Vollständige und nachvollziehbare Aufbewahrung
- Schutz vor unzulässiger Veränderung
- Verfügbarkeit während der gesamten Aufbewahrungsfrist
- Klare Zugriffs- und Berechtigungskonzepte
- Dokumentierte Abläufe, zum Beispiel über eine Verfahrensdokumentation
Kann SharePoint die Anforderungen erfüllen?
SharePoint bringt bereits viele Funktionen mit, die für ein modernes Dokumentenmanagement relevant sind. Dazu gehören Versionierung, Berechtigungen, Meta-Daten, Suchfunktionen und die enge Integration in Microsoft 365. Für die tägliche Zusammenarbeit ist das ein großer Vorteil, weil Anwender:innen in einer vertrauten Umgebung arbeiten.
Für eine revisionssichere Archivierung reicht die reine Nutzung von SharePoint als Dateiablage jedoch in der Regel nicht aus. Unternehmen müssen zusätzlich sicherstellen, dass Dokumente strukturiert abgelegt, regelbasiert aufbewahrt, revisionssicher archiviert und die dazugehörigen Prozesse nachvollziehbar dokumentiert werden.
Wo liegen die Grenzen von SharePoint als DMS?
In der Praxis zeigt sich häufig, dass SharePoint zunächst als moderne Dateiablage genutzt wird. Dokumente entstehen in Abteilungen, Projekten oder Teams. Benennungen, Ordnerstrukturen und Ablageprozesse wachsen mit der Zeit. Genau dadurch entstehen jedoch Risiken, wenn es um Compliance, Wiederauffindbarkeit und revisionssichere Archivierung geht.
Fehlende Aktenstrukturen
Verträge, Rechnungen, Projektunterlagen oder Personalakten müssen häufig in einem klaren fachlichen Kontext abgelegt werden. Reine Ordnerstrukturen bilden solche Zusammenhänge nur begrenzt ab.
Uneinheitliche Ablageprozesse
Wenn jede Abteilung eigene Regeln nutzt, wird es schwer, Dokumente unternehmensweit nachvollziehbar und prüfungssicher zu organisieren.
Compliance-Anforderungen
Aufbewahrungsfristen, Löschkonzepte, Berechtigungen und Archivierungsrichtlinien müssen nicht nur definiert, sondern auch zuverlässig umgesetzt werden.
Auditfähigkeit und Nachvollziehbarkeit
Änderungen, Freigaben, Ablagen und Archivierungen müssen transparent nachvollziehbar sein. Dafür braucht es klare Prozesse und eine geeignete technische Umsetzung.
Warum viele Unternehmen auf eine ECM-Lösung setzen
Genau an diesem Punkt kommen Enterprise-Content-Management-Lösungen ins Spiel. Je nach Lösung können sie auf bestehenden Plattformen wie SharePoint aufbauen und deren Funktionen gezielt für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse erweitern.
Aus einer reinen Dokumentenablage wird dadurch eine zentrale Plattform für Akten, Workflows, Freigaben, Archivierung und transparente Prozesse. Besonders für mittelständische Unternehmen ist dieser Ansatz interessant, weil vorhandene Microsoft-365-Investitionen weiter genutzt werden können.
Shareflex ECM von Portal Systems: Revisionssichere Dokumentenprozesse auf Basis von SharePoint
Für Unternehmen, die bereits auf Microsoft 365 setzen, bietet die Shareflex-Lösung von Portal Systems einen besonders naheliegenden Ansatz. Die Lösung erweitert SharePoint Online um professionelle ECM- und DMS-Funktionalitäten und bleibt dabei in der bestehenden Microsoft-365-Umgebung.
Das bedeutet: Dokumente, Daten und Prozesse werden dort organisiert, wo viele Unternehmen ohnehin bereits arbeiten. Gleichzeitig entstehen die Strukturen, die für ein professionelles Dokumentenmanagement und eine revisionssichere Archivierung erforderlich sind.
Die SIEVERS-GROUP unterstützt Unternehmen als Portal-Systems-Partner dabei, Shareflex ECM sinnvoll in die vorhandene Microsoft-365-Landschaft zu integrieren und dokumentenzentrierte Prozesse praxisnah umzusetzen.
Warum das für den Mittelstand relevant ist
Viele Unternehmen möchten kein weiteres Inselsystem einführen. Shareflex ECM nutzt Microsoft 365 und SharePoint Online als Basis und ergänzt genau die Funktionen, die für professionelle ECM-Szenarien benötigt werden:
- Digitale Akten und Vorgangsmanagement
- Dokumentenmanagement mit Versionierung und strukturierten Metadaten
- ERP- und CRM-Integrationen
- Workflow- und Freigabeprozesse
- Revisionssichere Archivierung und Unterstützung von GoBD-Anforderungen
- Integration mit Microsoft Purview
- Reporting, Suche und Auswertungen
- Optionale Erweiterungen für KI-gestützte Dokumentenprozesse
Für welche Unternehmen lohnt sich dieser Ansatz?
| Typische Situation | Lösung durch Shareflex ECM |
| Dokumente liegen in verschiedenen Teams, Bibliotheken oder Abteilungen. | Strukturierte digitale Akten und einheitliche Dokumentenprozesse. |
| Rechnungen, Verträge oder Nachweise müssen nachvollziehbar archiviert werden. | Revisionssichere Archivierung mit passenden Aufbewahrungs- und Compliance-Konzepten. |
| Freigaben laufen per E-Mail oder manuell. | Dokumentenzentrierte Workflows und transparente Prozesshistorien. |
| Fachsysteme wie ERP oder CRM sollen eingebunden werden. | Integration von Dokumentenmanagement mit bestehenden Geschäftsprozessen. |
SharePoint mit Shareflex oder eine unabhängige ECM-Plattform?
Welche Lösung die richtige ist, hängt vor allem von den bestehenden Systemen, den Prozessen und den strategischen Zielen des Unternehmens ab.
Unternehmen, die bereits intensiv mit Microsoft 365 arbeiten und Dokumentenmanagement, digitale Akten sowie revisionssichere Archivierung direkt in ihrer gewohnten Umgebung abbilden möchten, entscheiden sich häufig für eine Lösung wie Shareflex ECM auf Basis von SharePoint Online. Die Anwender:innen arbeiten weiterhin in Microsoft 365, während die Plattform um professionelle ECM-Funktionen erweitert wird.
Daneben gibt es vollumfängliche ECM-Lösungen wie ELO, die unabhängig von SharePoint eingesetzt werden können. Sie bündeln Dokumentenmanagement, digitale Akten, Archivierung und die Automatisierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse in einer zentralen Lösung. Ein solcher Ansatz kann insbesondere dann interessant sein, wenn ECM unternehmensweit und systemübergreifend eingesetzt werden soll oder unterschiedliche Fachanwendungen und Prozesse eingebunden werden müssen.
Die entscheidende Frage lautet daher nicht, welche Lösung grundsätzlich besser ist. Viel wichtiger ist, welche Lösung am besten zur bestehenden IT-Landschaft, den Anforderungen und den langfristigen Digitalisierungszielen des Unternehmens passt.
Genau deshalb lohnt sich eine individuelle Betrachtung der vorhandenen Prozesse und Systeme.
Fazit: SharePoint ist die Basis, Shareflex ECM macht daraus eine professionelle ECM-Plattform
Die Frage lautet heute nicht mehr, ob SharePoint grundsätzlich für Dokumentenmanagement geeignet ist. Die Plattform bietet bereits eine starke Basis für Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung.
Wenn jedoch Anforderungen wie GoBD-Konformität, revisionssichere Archivierung, digitale Akten, Freigabeprozesse oder dokumentengesteuerte Workflows hinzukommen, braucht es mehr als eine klassische Dateiablage.
Shareflex ECM erweitert SharePoint und Microsoft 365 um genau diese professionellen ECM-Funktionen. So entsteht eine moderne, revisionssichere und zukunftsfähige Dokumentenorganisation, die sich nahtlos in die bestehende Microsoft-Welt einfügt.
Sie möchten SharePoint als revisionssicheres DMS nutzen oder Ihre Microsoft-365-Umgebung um ECM-Funktionen erweitern? Die SIEVERS-GROUP zeigt Ihnen, welche Lösung zu Ihren Anforderungen passt und wie sich Shareflex ECM oder ELO in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lassen.
