Digitale
Vertragsakte
Aktives Fristenmanagement
Strategische Analysen
Den gesamten Vertrags-Lifecycle digital im Griff
Wer Verträge heute noch manuell in Excel oder Papierform verwaltet, geht täglich ein vermeidbares wirtschaftliches Risiko ein. Unentdeckte Fristen sowie mangelnde Transparenz bei Vertragswerten bremsen die Effizienz im Mittelstand massiv aus und verursachen unnötige Kosten. ELO Contract bündelt Ihre Verträge in einer zentralen sowie rechtssicheren Plattform zur Automatisierung jedes Schrittes vom ersten Entwurf bis zur Kündigungsoption.
Referenzen
Kunden, die uns vertrauen
Transparenz
Vertragsmanagement im Vergleich: Risiko vs. Kontrolle
ELO Contract transformiert Ihr Vertragswesen von einer administrativen Last in ein proaktives Steuerungsinstrument.
Herausforderung | Lösung mit ELO Contract |
Fristen-Risiko: Kündigungs- und Verlängerungstermine werden übersehen, was zu ungewollten Fixkosten führt. | Meilenstein-Monitoring: Automatische Erinnerungen an Fristen und Termine sichern Ihre Handlungsfreiheit sowie Liquidität. |
Informations-Silos: Verträge und zugehörige E-Mails sind über Abteilungen verteilt; der Suchaufwand ist hoch. | Zentrale Vertragsakte: Alle Dokumente, Anhänge sowie die gesamte Historie sind ortsunabhängig und sicher verfügbar. |
Intransparenz: Die Geschäftsführung hat keinen Überblick über laufende Verpflichtungen und Vertragsvolumina. | Echtzeit-Dashboard: Ein zentrales Cockpit liefert Ad-hoc-Analysen und Reportings für ein fundiertes Vertrags-Controlling. |
Compliance-Gefahr: Fehlende Berechtigungskonzepte verletzen Datenschutzvorgaben (DSGVO) und Revisionssicherheit. | Revisionssichere Archivierung: Ein granulares Zugriffssystem schützt sensible Daten und erfüllt alle GoBD-Anforderungen. |
Langsamer Durchlauf: Manuelle Prüfprozesse und physische Unterschriften verzögern wichtige Abschlüsse. | Standardisierte Workflows: Automatisierte Prüfschleifen sowie die Integration der digitalen Signatur beschleunigen Prozesse massiv. |
Vorteile
Ihre Vorteile mit ELO Contract
- Vorkonfigurierte Fachlösung: ELO Contract ist sofort einsatzbereit und bildet bewährte Best-Practice-Prozesse direkt ab.
- Volle Integration: Stammdatenabgleich mit Ihrem ERP- oder CRM-System (z. B. SAP, Microsoft Dynamics, DATEV) vermeidet Doppelerfassungen.
- Smarte Vertragserstellung: Nutzen Sie rechtssichere Vorlagen und Textbausteine für eine standardisierte Erstellung neuer Dokumente.
- Mobiler Zugriff: Verwalten und genehmigen Sie Verträge jederzeit über Smartphone oder Tablet – ideal für Entscheidungen unterwegs.
- Low-Code-Ansatz: Individualisieren Sie Formulare sowie Prozesswege ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse zur langfristigen Senkung Ihrer IT-Kosten sowie zur Entlastung Ihrer Fachabteilungen.
Unsere Expertise
Erfahrung aus über 300 Projekten im Mittelstand
Wir implementieren nicht nur Software, wir gestalten effiziente Prozesse. Profitieren Sie von unserer langjährigen Expertise als ELO-Partner.
- 16+ Jahre Erfahrung in der Prozessoptimierung
- Zertifizierter Marketplace- & Cloud-Partner: Bereitstellung moderner Cloud-Infrastrukturen und geprüfter Zusatzmodule für ELO
- ELO-Entwicklungspartner: Wir implementieren nicht nur, sondern entwickeln eigene Lösungen auf ELO-Basis für Ihre individuellen Anforderungen
- Begleitung von A bis Z: Von der ersten Analyse über das Onboarding bis zum täglichen Betrieb
- Bewährte Methodik: Schnelle Implementierung bei minimaler Belastung Ihrer internen Ressourcen
Beratung
Fachliche Bedarfsanalyse anfordern
Ein digitales System ist nur so leistungsfähig wie seine Einbindung in Ihre bestehende IT-Landschaft. Wir bieten Ihnen eine fundierte Erstberatung statt einer Verkaufspräsentation.
In einem 15-minütigen Gespräch klären wir:
Wie Ihre aktuelle Vertragssituation in ELO Contract abgebildet werden kann.
Welche Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen notwendig sind.
Wie Sie durch automatisiertes Monitoring direkt Kosten einsparen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zu ELO Contract
Was sind die Vorteile eines digitalen Vertragsmanagements mit ELO?
ELO Contract zentralisiert sämtliche Vertragsdokumente in einer digitalen Akte und ersetzt damit unübersichtliche Ordnerstrukturen sowie manuelle Excel-Listen. Unternehmen profitieren von einer strukturierten Übersicht aller aktiven Verträge sowie der sofortigen Auskunftsfähigkeit gegenüber Vertragspartnern.
Kann ELO Contract an bestehende ERP-Systeme wie SAP oder DATEV angebunden werden?
Ja, die nahtlose Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft ist eine Kernfunktion der Lösung. ELO Contract bietet standardisierte Schnittstellen zu führenden Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics oder DATEV zum automatisierten Abgleich von Stammdaten sowie zur Vermeidung von Dubletten.
Ab welcher Unternehmensgröße ist ein digitales Vertragsmanagement wirtschaftlich sinnvoll?
Die Einführung von ELO Contract lohnt sich bereits für kleine sowie mittelständische Unternehmen mit einem moderaten Vertragsaufkommen. Da die Software als skalierbare Lösung konzipiert ist, wächst sie mit Ihren Anforderungen und verhindert von Beginn an teure Fehlentscheidungen durch versäumte Kündigungsfristen oder mangelnde Transparenz.
Was unterscheidet ELO Contract von einer klassischen Dokumentenablage auf dem Server?
Eine einfache Dateiablage bietet lediglich eine statische Speicherung ohne aktive Prozessunterstützung. ELO Contract hingegen bietet eine intelligente Datenbankstruktur inklusive automatisierter Workflows sowie ein proaktives Fristenmanagement. Zudem ermöglicht die Lösung eine blitzschnelle Volltextsuche in allen Dokumenteninhalten inklusive Anhängen.
Wie sicher sind sensible Vertragsdaten vor unbefugtem Zugriff geschützt?
Die Sicherheit Ihrer Daten hat höchste Priorität und wird durch ein hochgradig differenziertes Berechtigungskonzept gewährleistet. Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff auf spezifische Vertragsakten sowie Dokumente. Ergänzend dazu sorgt die Protokollierung sämtlicher Zugriffe für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit im Sinne der DSGVO sowie interner Compliance-Richtlinien.
Benötigt mein Unternehmen für den Einsatz von ELO Contract eine eigene IT-Infrastruktur?
Nein, denn Sie haben die freie Wahl beim Betriebsmodell. ELO Contract kann entweder klassisch auf Ihren eigenen Servern installiert oder als flexible Cloud-Lösung gemietet werden. Die Cloud-Variante reduziert den internen Wartungsaufwand erheblich und ermöglicht einen schnellen Zugriff ohne die Anschaffung zusätzlicher Hardware.
Wie verbessert die Software die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen?
ELO Contract dient als zentrale Informationsplattform für den Einkauf, die Rechtsabteilung sowie die Geschäftsführung. Alle Beteiligten arbeiten stets auf demselben aktuellen Datenstand und langwierige Abstimmungen über interne E-Mail-Verteiler entfallen komplett. Dies beschleunigt die Freigabezyklen massiv und sorgt für eine transparente Kommunikation über alle Abteilungsgrenzen hinweg.
