Ein Szenario aus der Buchhaltung: Ein Mitarbeiter startet morgens seinen Rechner. Die Eingangsrechnungen des Vortags wurden bereits ausgelesen, geprüft und für die weitere Bearbeitung vorbereitet. Ein KI-Agent hat die wiederkehrenden Arbeitsschritte eigenständig übernommen.
Was vor Kurzem noch nach Zukunft klang, wird mit Microsoft Dynamics 365 Business Central zunehmend Teil des Arbeitsalltags. Das ERP-System verwaltet nicht mehr nur Daten. Es unterstützt Mitarbeitende bei ihren Aufgaben und automatisiert definierte Geschäftsprozesse.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Business Central KI umfasst Copilot und autonome Agenten.
- Copilot unterstützt Anwender bei einzelnen Aufgaben und Auswertungen.
- Agenten bearbeiten definierte Abläufe eigenständig im Hintergrund.
- Der Sales Order Agent unterstützt die Verarbeitung eingehender Bestellungen.
- Der Payables Agent automatisiert Arbeitsschritte rund um Eingangsrechnungen.
- Standardisierte Prozesse erleichtern die Automatisierung.
- Eine verlässliche Datenbasis ist entscheidend für belastbare Ergebnisse.
- Mitarbeitende behalten die Kontrolle über Ausnahmen, Prüfungen und Freigaben.
Was bedeutet Business Central KI?
Business Central KI bezeichnet die Funktionen künstlicher Intelligenz, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central integriert sind. Im Mittelpunkt stehen zwei Komponenten: Copilot und autonome Agenten.
Copilot unterstützt Anwender auf Anfrage bei einzelnen Aufgaben. Agenten können dagegen definierte Abläufe eigenständig bearbeiten. Beide Ansätze verfolgen dasselbe Ziel: manuelle Routineaufgaben reduzieren und mehr Zeit für Tätigkeiten schaffen, die Fachwissen und Urteilsvermögen erfordern.
Vom ERP-System zum digitalen Assistenten
Klassische ERP-Systeme dienten vor allem dazu, Daten zu erfassen, zu verwalten und auszuwerten. Anwender mussten Informationen eingeben, Filter setzen und die benötigten Ergebnisse selbst zusammenstellen.
Künstliche Intelligenz unterstützt dabei, Dateneingaben zu automatisieren, Informationen in natürlicher Sprache auszuwerten und wiederkehrende Prozesse effizienter zu bearbeiten.
Business Central KI verändert diese Arbeitsweise. Mitarbeitende können Informationen in natürlicher Sprache abfragen und sich bei der Analyse vorhandener Daten unterstützen lassen.
Copilot ist direkt in Business Central integriert
Copilot bringt künstliche Intelligenz direkt in den ERP-Alltag. Der KI-Assistent unterstützt Anwender innerhalb von Business Central und kann unter anderem bei folgenden Aufgaben helfen:
- Artikelbeschreibungen und Angebotstexte erstellen
- Daten in natürlicher Sprache analysieren
- Informationen zusammenfassen
- Finanzprozesse unterstützen
- Vorschläge für Einkauf und Planung bereitstellen
Die Funktionen sind in Business Central integriert. Unternehmen müssen deshalb nicht für jeden Anwendungsfall eine eigene KI-Lösung entwickeln. Welche Funktionen zur Verfügung stehen, hängt von der eingesetzten Business-Central-Version, der Bereitstellungsform und dem jeweiligen Funktionsstatus ab.
Business Central Agents automatisieren ganze Abläufe
Copilot unterstützt den Anwender bei einer konkreten Aufgabe. Business Central Agents gehen einen Schritt weiter. Sie können definierte Prozesse im Hintergrund bearbeiten, Entscheidungen vorbereiten oder weitere Prozessschritte anstoßen. Die Ergebnisse werden den zuständigen Mitarbeitenden zur Prüfung oder Freigabe vorgelegt.
Das wird an zwei Beispielen deutlich:
Sales Order Agent
Der Sales Order Agent unterstützt die Verarbeitung eingehender Kundenanfragen und Bestellungen. Er kann Informationen aus E-Mails und Anhängen erfassen und daraus Verkaufsbelege vorbereiten.
Mitarbeitende müssen die enthaltenen Informationen nicht vollständig manuell übertragen. Sie kontrollieren die erfassten Daten und bearbeiten Ausnahmen.
Payables Agent
Der Payables Agent unterstützt Prozesse rund um Eingangsrechnungen. Er kann Rechnungsinformationen erfassen, prüfen und für die weitere Verarbeitung vorbereiten.
Dadurch lassen sich wiederkehrende Arbeitsschritte in der Kreditorenbuchhaltung reduzieren. Die Kontrolle über Prüfungen, Abweichungen und Freigaben bleibt bei den zuständigen Mitarbeitenden.
Was unterscheidet Copilot von einem Agenten?
Copilot unterstützt einen Anwender bei einer einzelnen Aufgabe. Ein Agent bearbeitet einen definierten Prozess eigenständig im Hintergrund.
Merkmal | Copilot | Agenten |
Arbeitsweise | unterstützt auf Anfrage | bearbeitet definierte Abläufe eigenständig |
Umfang | einzelne Aufgabe | zusammenhängender Prozess |
Rolle des Anwenders | gibt die Aufgabe vor | prüft Ergebnisse und bearbeitet Ausnahmen |
Beispiel | Analyse oder Textentwurf | Sales Order Agent oder Payables Agent |
Copilot eignet sich damit vor allem für interaktive Aufgaben. Agenten sind für wiederkehrende und standardisierbare Abläufe vorgesehen.
Warum standardisierte Prozesse entscheidend sind
Künstliche Intelligenz ist nur so verlässlich wie die Prozesse und Daten, auf deren Grundlage sie arbeitet. Uneinheitliche Abläufe, unvollständige Stammdaten und unterschiedliche Bearbeitungsregeln erschweren eine zuverlässige Automatisierung.
Standardisierte Prozesse schaffen dagegen klare Voraussetzungen. Sie definieren, welche Informationen benötigt werden, nach welchen Regeln ein Vorgang bearbeitet wird und wann eine menschliche Prüfung erforderlich ist.
Unternehmen, die den Business-Central-Standard konsequent nutzen, profitieren insbesondere von:
- klar definierten Abläufen
- einer schnelleren Implementierung
- weniger individuellen Anpassungen
- besseren Voraussetzungen für die Automatisierung
- einer einfacheren Nutzung neuer Copilot- und Agentenfunktionen
Der Standard ist deshalb keine Einschränkung. Er bildet die Grundlage dafür, dass Business Central KI verlässlich eingesetzt und schrittweise erweitert werden kann.
Business Central KI sinnvoll einführen
Der Einsatz von Copilot und Agenten sollte nicht mit der Technologie beginnen, sondern mit dem Prozess. Unternehmen sollten zunächst prüfen, wo besonders viele manuelle und wiederkehrende Arbeitsschritte entstehen.
Ein sinnvoller Einstieg umfasst vier Schritte:
- Wiederkehrende und zeitintensive Prozesse identifizieren
- Datenqualität und Prozessstandardisierung prüfen
- Einen klar abgegrenzten Anwendungsfall auswählen
- Ergebnisse, Ausnahmen und Freigaben nachvollziehbar definieren
So lässt sich Business Central KI in einem kontrollierten Rahmen einführen. Gleichzeitig wird sichtbar, welche Prozesse sich tatsächlich für eine Automatisierung eignen.
Fazit
Business Central entwickelt sich vom klassischen ERP-System zu einer Plattform, die Anwender aktiv unterstützt und definierte Prozesse automatisiert.
Copilot hilft bei einzelnen Aufgaben, Analysen und der Aufbereitung von Informationen. Agenten übernehmen wiederkehrende Abläufe und legen die Ergebnisse zur weiteren Prüfung oder Freigabe vor. Mitarbeitende werden dadurch von manueller Routine entlastet, ohne die Kontrolle über wichtige Entscheidungen abzugeben.
Die Voraussetzung dafür sind standardisierte Prozesse und eine verlässliche Datenbasis. Unternehmen, die diese Grundlage schaffen, können die KI-Funktionen von Business Central gezielt einsetzen und schrittweise erweitern.
FAQ zu Business Central KI
Was ist Business Central KI?
Business Central KI bezeichnet die Funktionen künstlicher Intelligenz in Microsoft Dynamics 365 Business Central. Dazu gehören insbesondere Copilot und autonome Agenten.
Was ist Copilot in Business Central?
Copilot ist ein KI-Assistent, der Anwender direkt in Business Central bei Analysen, Zusammenfassungen, der Texterstellung und weiteren Aufgaben unterstützt.
Was sind Business Central Agents?
Business Central Agents sind KI-basierte Funktionen, die definierte Geschäftsprozesse eigenständig bearbeiten. Die Ergebnisse können anschließend von Mitarbeitenden geprüft und freigegeben werden.
Was ist der Unterschied zwischen Copilot und Agenten?
Copilot unterstützt einzelne Aufgaben auf Anfrage. Agenten bearbeiten definierte und wiederkehrende Abläufe eigenständig im Hintergrund.
Welche Aufgaben übernimmt Copilot in Business Central?
Copilot kann unter anderem Texte erstellen, Daten analysieren, Informationen zusammenfassen und Anwender bei Aufgaben in Finanzprozessen, Einkauf und Planung unterstützen.
Was macht der Sales Order Agent?
Der Sales Order Agent unterstützt die Verarbeitung von Kundenanfragen und Bestellungen. Er kann Informationen aus E-Mails und Anhängen erfassen und daraus Verkaufsbelege vorbereiten.
Was macht der Payables Agent?
Der Payables Agent unterstützt die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Er erfasst relevante Informationen und bereitet die nächsten Bearbeitungsschritte vor.
Arbeiten Business Central Agents vollständig ohne menschliche Kontrolle?
Nein. Mitarbeitende können die Ergebnisse prüfen, Ausnahmen bearbeiten und erforderliche Freigaben erteilen. Die menschliche Kontrolle bleibt Bestandteil des Prozesses.
Welche Vorteile bietet KI in Business Central?
Business Central KI kann manuelle Arbeit reduzieren, Auswertungen beschleunigen, wiederkehrende Prozesse automatisieren und Mitarbeitende bei operativen Aufgaben entlasten.
Warum sind standardisierte Prozesse für Business Central KI wichtig?
Standardisierte Prozesse schaffen klare Regeln und einheitliche Abläufe. Dadurch können Copilot und Agenten Informationen zuverlässiger verarbeiten und Aufgaben nachvollziehbar unterstützen.
Welche Rolle spielt die Datenqualität?
Vollständige und einheitliche Daten sind eine wichtige Voraussetzung für verlässliche Ergebnisse. Fehlerhafte oder uneinheitliche Daten können die Qualität der Auswertungen und Automatisierungen beeinträchtigen.
Eignet sich Business Central KI für mittelständische Unternehmen?
Business Central KI eignet sich insbesondere für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 Business Central einsetzen und wiederkehrende ERP-Prozesse effizienter gestalten möchten.
Ersetzt Business Central KI Mitarbeitende?
Business Central KI ist darauf ausgerichtet, Mitarbeitende bei wiederkehrenden Aufgaben zu unterstützen. Fachliche Entscheidungen, Prüfungen und Freigaben verbleiben bei den verantwortlichen Personen.
Wie gelingt der Einstieg in Business Central KI?
Der Einstieg beginnt mit der Analyse wiederkehrender Prozesse. Anschließend sollten Unternehmen ihre Datenqualität prüfen, einen klar abgegrenzten Anwendungsfall auswählen und Verantwortlichkeiten für Prüfungen und Freigaben definieren.
Wie kann ich Business Central KI in der Praxis erleben?
Im Webcast „Business Central neu gedacht: Standard, Copilot und Agenten im Zusammenspiel“ werden Copilot und Agenten anhand praktischer Beispiele vorgestellt. Dazu gehören Demos des Sales Order Agent und des Payables Agent.
