ECM und DMS Funktionen direkt in Microsoft 365 nutzen
Erweitern Sie Microsoft 365 zu einer leistungsstarken ECM- und DMS-Plattform. Mit sofort einsatzbereiten Anwendungen digitalisieren Sie dokumentenzentrierte Prozesse direkt in SharePoint Online.
Starten Sie in kürzester Zeit: vorkonfigurierte Prozesse, flexible Anpassungen und volle Integration in Ihren Microsoft 365 Tenant. So digitalisieren Sie Dokumentenmanagement und ECM sicher und skalierbar, ohne zusätzliche Systeme.
Warum Shareflex?
Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365. Doch sobald Dokumente strukturiert gesteuert, archiviert oder über Workflows verarbeitet werden sollen, reichen die Standardfunktionen nicht aus.
Hier setzt Shareflex an:
- ECM-Funktionalität direkt in Microsoft 365
- Erweiterung von SharePoint Online um professionelle Akten- und Prozesslogiken
- Benutzerfreundliche, webbasierte Oberflächen
- Automatisierte Workflows und auditfähige Dokumentensteuerung
- Hohe Sicherheit, da alle Daten im Microsoft-Tenant bleiben
Ihre Mehrwerte mit Shareflex im Überblick
Nahtlos integriert in Microsoft 365
Die Lösung nutzt SharePoint Online, Teams, OneDrive und Power Automate und erweitert diese Dienste um strukturierte ECM-Funktionalitäten. Das Ergebnis: Eine komplett integrierte Plattform für Dokumente, Prozesse und Akten.
Optimiert für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse
Ob DMS, ECM oder spezifische Fachprozesse: Sie erhalten sofort einsatzbereite Standards, die sich individuell erweitern lassen.
Benutzerfreundlich und sofort einsetzbar
Vorkonfigurierte Anwendungen lassen sich schnell implementieren und intuitiv bedienen, ganz ohne aufwendige Programmierung.
Skalierbar und flexibel
Die Lösung wächst mit Ihren Anforderungen. Fachbereiche können bestehende Module nutzen oder individuelle Erweiterungen hinzufügen.
Sicher und DSGVO-konform
Alle Daten bleiben in Ihrer Microsoft 365-Umgebung. Die Plattform arbeitet vollständig in Ihrer Microsoft Cloud und erfüllt höchste Sicherheits- und Compliance-Anforderungen.
Typische Einsatzbereiche für Shareflex
Shareflex eignet sich ideal für alle Prozesse, in denen Dokumente, Freigaben oder Nachweise eine zentrale Rolle spielen – unter anderem:
- Dokumentenmanagement (DMS)
- Vertragsverwaltung mit automatisierten Fristen
- Qualitätsmanagement / Dokumentenlenkung
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Projektakten und Kundenakten
- HR Dokumentenprozesse
- Unternehmensweite ECM-Strukturen
Durch die tiefe Integration in SharePoint Online können Unternehmen bestehende Microsoft‑365‑Workflows, KI‑Funktionen, Metadatenstrukturen und Sicherheitskonzepte weiterverwenden.
Shareflex schafft damit eine ECM‑Umgebung, die sich wie ein natürlicher Teil von Microsoft 365 anfühlt, ohne zusätzliche Systeminseln oder komplexe Integrationen.
Erfahren Sie im Video mehr über Shareflex:
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Mehr InformationenNoch nicht überzeugt?
Dann stellen Sie sich vor, wie einfach Ihre Prozesse laufen könnten: keine manuellen Schritte, keine Insellösungen, keine Compliance-Risiken. Mit Shareflex ECM Online wird Microsoft 365 zur zentralen Plattform für effiziente, sichere und transparente Geschäftsprozesse. Sie profitieren von mehr Geschwindigkeit, voller Kontrolle und der Gewissheit, dass Ihre Daten sicher in Ihrer Microsoft-Cloud bleiben.
Überzeugen Sie sich selbst: Vereinbaren Sie jetzt Ihre persönliche Beratung oder sichern Sie sich eine Live-Demo.
Häufig gestellte Fragen
Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Shareflex in Microsoft 365 nutzen zu können?
Für Shareflex benötigen Sie eine bestehende Microsoft‑365‑Umgebung mit aktivem SharePoint Online. Zusätzlich müssen die Microsoft‑365‑Dienste für Zusammenarbeit und Automatisierung (z. B. Teams, OneDrive, Power Automate) aktiviert sein. Weitere Infrastruktur ist nicht notwendig, da Shareflex vollständig cloudbasiert bereitgestellt wird.
Wie unterscheidet sich Shareflex von klassischen ECM und DMS Systemen außerhalb von Microsoft SharePoint Online?
Shareflex nutzt die vorhandene Microsoft‑365‑Plattform und erweitert sie um professionelle ECM‑ und DMS‑Funktionen. Im Gegensatz zu klassischen ECM‑Systemen benötigen Sie keine zusätzliche Systemlandschaft oder Schnittstellen. Dokumente, Prozesse und Berechtigungen bleiben komplett im Microsoft‑Tenant, ohne externe Infrastruktur und ohne Medienbrüche.
Welche Daten bleiben bei der Nutzung von Shareflex in meinem Microsoft Tenant gespeichert?
Alle Dokumente, Metadaten und Prozesse werden direkt in Ihrem eigenen Microsoft‑365‑Tenant gespeichert. Dadurch behalten Sie die volle Kontrolle über Sicherheit, Compliance und Zugriff. Shareflex greift ausschließlich auf Ihre Microsoft‑Ressourcen zu und speichert keinerlei Daten außerhalb Ihrer Umgebung.
Welche Vorteile bietet Shareflex gegenüber einer reinen SharePoint Online Lösung?
SharePoint Online bildet die Basis, Shareflex liefert die fehlenden Bausteine. Dazu gehören strukturierte Aktenlogiken, vorkonfigurierte Workflows, klare Prozessstrukturen, rollenbasierte Berechtigungen, standardisierte Fachlösungen und einheitliche Benutzeroberflächen für dokumentenzentrierte Abläufe. Shareflex verwandelt SharePoint damit in ein vollwertiges ECM‑ und DMS‑System.
Kann Shareflex bestehende Dokumente und Daten aus anderen ECM oder DMS Systemen nach Microsoft 365 migrieren?
Ja. Shareflex unterstützt Migrationen aus bestehenden ECM‑ oder DMS‑Systemen und kann Daten zusammen mit Metadaten, Versionen und Aktenstrukturen nach Microsoft 365 überführen. Die Migration erfolgt strukturiert und kann an individuelle Anforderungen angepasst werden.
Welche Lizenzmodelle oder Preisstrukturen bietet Shareflex?
Shareflex wird als Software‑as‑a‑Service (SaaS) bereitgestellt. Das bedeutet, dass Unternehmen zwischen Shared‑ und Dedicated‑Umgebungen wählen können. Die Lizenzierung erfolgt nutzer- oder lösungsbasiert und lässt sich flexibel, je nachdem, welche Shareflex‑Module oder Fachlösungen benötigt werden, skalieren.
Wie unterstützt Shareflex automatisierte Workflows in dokumentenzentrierten Prozessen?
Shareflex enthält vorkonfigurierte Prozesslogiken, die automatisch Abläufe wie Freigaben, Prüfungen, Fristen oder Eskalationen steuern. Gleichzeitig können Unternehmen eigene Workflows einbinden oder Microsoft Power Automate nutzen, um zusätzliche Schritte und Automatisierungen zu erstellen.
Kann Shareflex in bestehenden Microsoft 365 Workflows und Tools wie Teams und Power Automate integriert werden?
Ja. Shareflex ist vollständig in Microsoft 365 eingebettet und arbeitet direkt mit Teams, OneDrive und Power Automate zusammen. Dokumente können aus Teams heraus bearbeitet, Prozesse über Power Automate erweitert und Inhalte systemübergreifend genutzt werden – ohne separate Anwendungen oder Insellösungen.
Wie hilft Shareflex bei der Einhaltung von Compliance und DSGVO Anforderungen?
Shareflex verarbeitet alle Daten innerhalb Ihres Microsoft‑Tenants und nutzt vorhandene Sicherheits- und Compliance‑Mechanismen von Microsoft 365. Funktionen wie Berechtigungssteuerung, Audit‑Trails, revisionssichere Ablage und die Nutzung zertifizierter Cloud‑Infrastrukturen unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung interner und gesetzlicher Vorgaben.
Welche Möglichkeiten gibt es, Shareflex für unterschiedliche Fachbereiche im Unternehmen einzusetzen?
Shareflex bietet Lösungen für verschiedene Fachbereiche wie Finanzwesen, Qualitätsmanagement, Einkauf, HR oder Projektmanagement. Die Bereiche können sofort verfügbare Module einsetzen oder eigene Anwendungen auf Basis der Shareflex -Komponenten erstellen. Alle Lösungen sind flexibel, skalierbar und vollständig in Microsoft 365 integriert.
