Die E-Rechnung ist nicht nur ein neues Rechnungsformat, sondern ein zentraler Bestandteil digitaler, automatisierter Geschäftsprozesse. Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht wird deutlich, dass Rechnungen strukturiert, maschinenlesbar und automatisiert verarbeitet werden müssen. Dabei geht es nicht nur um die E-Rechnung selbst, sondern um den gesamten Lebenszyklus – von der Erstellung über den Austausch bis zur Prüfung und Archivierung.
In der Praxis betrifft die E-Rechnung mehrere Systeme und Prozessstufen. Die technische Umsetzung verteilt sich typischerweise auf das ERP-System, ein Dokumentenmanagement System sowie eine Integrationsschicht für den system- und partnerübergreifenden Datenaustausch.
Inhaltsverzeichnis
Was eine E-Rechnung ausmacht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegt und dadurch automatisiert verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung stehen die Rechnungsinformationen nicht nur als visuelle Darstellung, sondern als direkt weiterverarbeitbarer Datensatz zur Verfügung. Dadurch werden Medienbrüche vermieden und Folgeprozesse deutlich vereinfacht.
Voraussetzung dafür ist, dass die E-Rechnung korrekt erzeugt, valide übertragen und nahtlos in bestehende Systeme integriert wird.
Ausgangspunkt: E-Rechnung im ERP erstellen und versenden
Der fachliche Ursprung der Rechnung liegt in der Regel im ERP-System. Hier werden Leistungsdaten, Preise, Steuersätze und Geschäftspartnerinformationen zusammengeführt. Mit SIEVERS E-Rechnung für Microsoft Dynamics 365 Business Central und NAV wird das ERP gezielt um Funktionen zur elektronischen Rechnungsstellung erweitert.
In diesem Prozessschritt entstehen:
E-Rechnungen im XRechnung-, ZUGFeRD- oder XML-Format
Die enthaltenen Daten werden gemäß EN 16931 und E-Rechnungsverordnung validiert und als versandfertige, elektronische Rechnungen direkt aus dem ERP-System bereitgestellt. Die E-Rechnung ist damit integraler Bestandteil des operativen ERP-Prozesses. Der Fokus liegt auf der fachlich korrekten Erstellung, Validierung und dem Versand bzw. Empfang
Weiterverarbeitung: E-Rechnungen prüfen, freigeben und archivieren
Mit dem Eingang einer Rechnung endet der Rechnungsprozess nicht. Insbesondere im Rechnungseingang sind strukturierte Prüf- und Freigabeprozesse erforderlich. An dieser Stelle kommt ein ECM-System wie die ELO ECM Suite ins Spiel.
Eingehende Rechnungen – unabhängig davon, ob sie als E-Rechnung, PDF oder Scan vorliegen – werden zentral erfasst, ausgelesen und in definierte Workflows überführt. Prüfschritte, Freigaben und Kontierungen lassen sich transparent abbilden. Nach Abschluss des Prozesses erfolgt die Übergabe der geprüften Rechnungsdaten an ERP oder Finanzbuchhaltung sowie die revisionssichere Archivierung direkt im System.
Der Schwerpunkt liegt hier auf der organisatorischen und dokumentenbezogenen Verarbeitung der Rechnung – ergänzt um Nachvollziehbarkeit, Compliance und langfristige Verfügbarkeit.
Erweiterung: E-Rechnung system- und partnerübergreifend abbilden
Sobald Rechnungen nicht mehr ausschließlich zwischen zwei Systemen ausgetauscht werden, steigt die Komplexität. Unterschiedliche Partner, Formate, Übertragungswege oder internationale Anforderungen machen eine zusätzliche Integrationsschicht notwendig. Hier übernimmt die Lobster Data Platform die Rolle einer zentralen Datenintegrations- und Orchestrierungsebene.
Lobster verbindet ERP-, ECM-, Buchhaltungs- und Portalsysteme miteinander, konvertiert Formate, validiert Daten und steuert den automatisierten Austausch – etwa über EDI oder das Peppol-Netzwerk. Die Plattform sorgt dafür, dass Rechnungsdaten konsistent, nachvollziehbar und regelkonform zwischen allen beteiligten Systemen fließen.
Der Fokus liegt nicht auf der fachlichen Rechnungsprüfung, sondern auf dem zuverlässigen und skalierbaren Datenaustausch über System- und Organisationsgrenzen hinweg.
Eingehende Rechnungen – unabhängig davon, ob sie als E-Rechnung, PDF oder Scan vorliegen – werden zentral erfasst, ausgelesen und in definierte Workflows überführt. Prüfschritte, Freigaben und Kontierungen lassen sich transparent abbilden. Nach Abschluss des Prozesses erfolgt die Übergabe der geprüften Rechnungsdaten an ERP oder Finanzbuchhaltung sowie die revisionssichere Archivierung direkt im System.
Der Schwerpunkt liegt hier auf der organisatorischen und dokumentenbezogenen Verarbeitung der Rechnung – ergänzt um Nachvollziehbarkeit, Compliance und langfristige Verfügbarkeit.
Ein durchgängiger E-Rechnungsprozess entsteht
Im Zusammenspiel greifen die einzelnen Komponenten logisch ineinander:
Das ERP-System bildet die fachliche Grundlage der Rechnungserstellung.
Das ECM-System steuert Prüfung, Freigabe und Archivierung.
Die Datenintegration verbindet Systeme, Partner und Netzwerke.
Auf diese Weise entsteht ein End-to-End-Prozess, der die E-Rechnung vom Entstehen der Daten bis zur revisionssicheren Ablage abbildet – ohne Medienbrüche und mit klar definierten Rollen der beteiligten Systeme.
E-Rechnung als Teil der digitalen Prozesslandschaft
Die Einführung der E-Rechnung ist kein isoliertes IT-Projekt. Sie wirkt sich direkt auf bestehende Prozesse, Systemlandschaften und Abläufe aus. Ein ganzheitlicher Blick auf den Rechnungsprozess hilft dabei, E-Rechnung nicht nur als gesetzliche Pflicht zu erfüllen, sondern als Grundlage für durchgängige, digitale und zukunftssichere Prozesse zu etablieren.
