SPIES Packaging

Erfolgreich mit ELO Invoice & ELO Contract

Seit mehr als 55 Jahren entwickelt und produziert die Firma SPIES Verpackungen für die Lebensmittelindustrie. Dabei wird die komplette Bandbreite der Produktionskette aus einer Hand angeboten – von der Entwicklung über die Konstruktion und den Werkzeugbau bis hin zur Serienfertigung und Logistik. Um sowohl dem Anspruch der Nachhaltigkeit gerecht zu werden, als auch zukunftssicher aufgestellt zu sein, fiel die Wahl auf die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems als einer der ersten wichtigen Schritte.

Herausforderungen

In einem internen Strategieprozess der Firma SPIES Packaging wurden zwei Themen herausgearbeitet, die das Unternehmen in Zukunft maßgeblich begleiten sollen: Nachhaltigkeit und Digitalisierung. Industrie 4.0 und Digitalisierung wurden in der Vision 2025 als Teil der DNA des Unternehmens definiert. Zudem wurde in der Vision verankert, dass SPIES als nachhaltiges und innovatives Unternehmen agiert. Ein erster Ansatz, um die Themen Nachhaltigkeit und Digitalisierung gleichermaßen anzugehen, bestand in der Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung. Hierbei waren folgende Punkte entscheidend:

• Eine gute Anbindung an das bereits vorhandene ERP-System (Microsoft Dynamics NAV)
• Eine markterprobte Software mit umfangreichen Supportmöglichkeiten
• Eine hohe systemseitige Verfügbarkeit
• Ein etablierter und zukunftsfähiger Anbieter

Lösung

Nach der Sichtung verschiedener Lösungen fiel die Wahl auf die ELO Business Solution der SIEVERS-GROUP: ELO Invoice & ELO Contract.

Als erster Schritt wurde eine individuelle Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System umgesetzt und implementiert. Anschließend konnte das Rechnungsmanagement sowie die Vertragsbearbeitung digitalisiert und teilweise automatisiert werden. 

Mit ELO Invoice werden eingehende Rechnungen und Belege automatisch erkannt, verarbeitet, vorausgefüllt und per Workflow logisch weitergeleitet. ELO Contract unterstützt SPIES effektiv bei der Bearbeitung und Überwachung aller laufenden Verträge. Durch die transparente und rechtskonforme Verwaltung sowie die automatisierten Workflows wurde die interne Zusammenarbeit deutlich verbessert und der Rechnungsbearbeitungsprozess erheblich beschleunigt. 

Die Erhöhung der digitalen Informationen erleichtert zudem das Suchen und Finden von Vorgängen sehr, da sich diese nun im digitalen Archiv befinden. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch die Nerven aller Mitarbeitenden. Zusätzlich wurde die Erstellung und Notwendigkeit von Druck-Erzeugnissen wie Belegen, Rechnungen oder Vertragsunterlagen deutlich reduziert. Somit konnte nicht nur Papier eingespart werden, sondern auch Druckerfarbe, Energie, E-Schrott und Staufläche. 

Wie wir finden, ein gelungenes Projekt auf dem Weg zur Erreichung der Vision 2025.

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