Bestandsmanagement
Ziele – Grundlagen – Instrumente
Der Versandhandel, etwa im technischen Bereich oder Groß- und Einzelhandel, aber auch produzierende und Service-Unternehmen stehen nicht selten vor einem klassischen Logistikproblem: Einerseits sollen die verkauften Produkte in einer adäquaten Verfügbarkeit am Lager bereitstehen, sodass es weder zu Lieferengpässen noch -verzögerungen kommt. Andererseits binden Überkapazitäten von Waren, die ohnehin nur gelegentlich das Lager verlassen, unnötig Kapital. Genau an diesem Punkt setzt das Bestandsmanagement an: Es verfolgt das Ziel, Lagerbestände zu optimieren, die Kapitalbindung zu senken und dadurch positiven Einfluss auf die Wertschöpfungskette zu nehmen.
Inhalte dieses Artikels
Was ist Bestandsoptimierung? – Ihre Rolle für die Supply Chain
Mit „Bestand“ werden sämtliche Waren oder Materialien, wie etwa Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe oder vorgefertigte Erzeugnisse, definiert, die von einem Unternehmen mit der Absicht zur Produktion und/oder zum (Weiter-)Verkauf auf Lager gehalten werden. Den eigenen Lagerbestand zu optimieren bedeutet, Überkapazitäten in den Lagerregalen zu vermeiden, gleichzeitig aber die eigene Lieferfähigkeit sicherzustellen. Kurzum: die richtige Menge des richtigen Produkts zur richtigen Zeit am richtigen Ort vorrätig halten. Somit erfüllt das Bestandsmanagement eine wesentliche Kernaufgabe innerhalb der Lieferkette.
Planung ist alles – Wie wird der ideale Bestand berechnet?
Um den Idealzustand des optimierten Lagers herzustellen, bedarf es einer zielgerichteten und vor allem vorausschauenden Planung, die eine fehlerfreie und zeiteffiziente Kalkulation für den Einkauf und den Bestand ermöglicht. Wer dabei folgende drei Prozessschritte einhält, ist auf dem richtigen Weg:
- Bedarfsplanung: Wie hoch ist mein zukünftiger Bedarf?
- Bestandsplanung: Wie hoch ist mein optimaler Lagerbestand pro Artikel?
- Beschaffungsplanung: Welchen Artikel muss ich wann in welcher Menge bestellen?
Die Folgen unzureichender Bestandsoptimierung
Intuition, Erfahrungswerte, Bauchgefühl: Die häufigste Ursache für eine Fehlkalkulation im Rahmen des Bestandsmanagements ist, dass die Bemessung von Bedarf, Bestand und Beschaffung nicht oder nur unzureichend auf Grundlage von Daten erfolgt oder aber die Masse an verfügbaren Daten die Übersicht aller relevanten Faktoren einschränkt. Darüber hinaus bilden die häufig zum Einsatz kommenden standardisierten Warenwirtschaftssysteme ausschließlich vergangenheitsbezogene Daten ab, wie etwa das bisherige (saisonale) Bestellverhalten, und bieten keinerlei Raum, um zukünftige branchenrelevante Trends zu erkennen oder wertvolle Prognosen zu erstellen. Die Planung gleicht dann einem Blick in die Glaskugel, Sie vertun reelle Chancen und verpassen wichtige Wettbewerbsvorteile.
Die Folgen:
- Lagerbestand entspricht nicht dem Bestellverhalten
- Die Lieferfähigkeit ist nicht dauerhaft gewährleistet
- Sicherheitsbestände sind unnötig hoch
- Hohe Kapitalbeträge sind in Beständen gebunden
- Aktuelle Markttrends werden verpasst
Vorteile IT-gestützter Lösungen für das Bestandsmanagement
Im Rahmen des Bestandsmanagements bieten intelligente und strategisch ausgerichtete Softwarelösungen zeitgemäße Alternativen zum „Bauchgefühl“ und können eine echte Entlastung für die Mitarbeitenden darstellen sowie für einen finanziellen und wirtschaftlichen Mehrwert sorgen.
Dazu zählen unter anderem folgende Vorteile:
- Optimierte Lagerbestände
- Hohe Lieferfähigkeit
- Vermeidung von Out-of-Stock-Situationen
- Höhere Transparenz in der Bestandsverwaltung
- Geringere Kapitalbindungskosten
- Reduzierte operative Kosten
- Erhöhter Umsatz
- Reduzierte Lagerkosten
- Gesteigerter Servicegrad
- Geringerer Dispositionsaufwand
- Entlastung des Einkaufs
Funktionen moderner Lösungen für die Lagerbestandsoptimierung
Eine moderne Software für das Bestandsmanagement bietet eine ganze Reihe intelligenter Reporting-, Analyse- und Prognosefunktionen:
Analyse
Die optimalen Bestellmengen einzelner Waren für einen bestimmten Zeitpunkt zu berechnen – und damit die ideale Warenverfügbarkeit zu gewährleisten – ist Teil der Bedarfs-, Bestands- und Beschaffungsplanung. Moderne IT-Lösungen für das Bestandsmanagement sind in der Lage, diese Prozesse vollautomatisiert auf Basis statistischer Prognoseverfahren, bisheriger Absatzzahlen und weiterer Variablen abzubilden. D.h., ausgehend von dem errechneten zu erwartenden Bedarf wird die optimale Bestellmenge zum Zeitpunkt X kalkuliert – wenn gewünscht, führen die Systeme etwaige Bestellungen automatisiert und direkt aus. Die Bestellmengen und -zyklen können individuell für Tausende Produkte errechnet werden.
Prognose
Verlässliche allgemeine und aktionsbezogene Absatzprognosen sind für das Category Management unabdingbar, lassen sich aber mit herkömmlichen standardisierten Warenwirtschaftssystemen kaum treffen. Zuverlässige Daten liefern hier nur flexible intelligente IT-Systeme, die folgende externe Einflüsse berücksichtigen:
- Saisonale Schwankungen
- Feiertage und Ferien
- Besondere Verkaufsstichtage
- Wetterdaten
- Steigende oder fallende Trends
- Kurz-, mittel- und langfristige Absatzeffekte
- Sporadische, einmalige Ausreißer
Controlling
Das Bestandscontrolling ist ein weiterer wesentlicher Game-Changer im Rahmen IT-gestützter Lösungen für die Bestandsoptimierung. In der Regel werden automatisiert und kontinuierlich Informationen zu allen Fragen rund um relevante Lagerdaten festgehalten und übersichtlich ausgegeben. Dies ermöglicht Unternehmen eine schnelle Lagerbewertung und steigert die Liquidität.
Ergonomie
Für eine optimale Nutzung verfügen IT-Systeme für das Bestandsmanagement in der Regel über eine nutzerfreundliche Ausstattung. Dazu zählen zum Beispiel eine intuitive und einfache Bedienbarkeit, übersichtliche Darstellungen, anforderungsgerechte Konfigurationen oder automatisierte Prozesse. Auf diese Weise werden die Mitarbeitenden entlastet und können sich verstärkt ihren Kernaufgaben widmen.
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