Hoyer GmbH Internationale Fachspedition

5.000 Mitarbeiter:innen in über 80 Ländern entwickeln und realisieren umfassende Logistiklösungen insbesondere für die Branchen Chemie, Lebensmittel, Gas und Mineralöl. HOYER verfügt über 2.200 Zugmaschinen, 2.900 Tankauflieger, 22.700 IBC und 33.000 Tankcontainer.

HOYER ist seit 1946 als traditionelles, unabhängiges Familienunternehmen einer der führenden Bulk-Logistiker weltweit – dementsprechend wichtig ist auch eine funktionierende digitale Unternehmensstruktur, um reibungslose Prozessabläufe zu gewährleisten.

Herausforderungen

Um eben jene reibungslosen Prozessabläufe zu garantieren, wurde ein neues Qualitätsmanagementsystem benötigt. Dazu wurden zuerst Anforderungen an das neue System definiert:

• Alle Anwendungen und Funktionen sollten auch in Zukunft verfügbar sein.
• Der Datenbestand musste vollständig übernommen werden.
• Das System sollte ohne vorhergehende, umfangreiche Schulungen einfach zu bedienen sein.

Die Wahl fiel auf Microsoft SharePoint, die leistungsstarke Plattform für effiziente Zusammenarbeit im Unternehmensnetzwerk und über das Internet – eine strategische Entscheidung, mit der die bestehende IT-Umgebung perfekt um ein Collaboration-Tool ergänzt wurde.
 

Lösung

Mit SharePoint ist es nun auf einfache Weise möglich, QM-relevante Dokumente zu erstellen und zu verwalten. Der Clou: Je nach Anforderung können diese Dokumente mit verschiedenen Informationen ausgestattet werden – von der Kategorisierung, wie z.B. „Verfahrensanweisung“ oder „Auditbericht“, bis zur Festlegung eines Gültigkeitszeitraums. Dieser kommt häufig bei Verfahrensanweisungen zum Tragen: Der Qualitätsmanagementbeauftragte (QMB) wird automatisch per E-Mail benachrichtigt, dass das Dokument in Kürze ein zuvor festgelegtes Datum erreicht und deshalb bald nicht mehr angezeigt wird.

Ein weiteres Plus: die Nutzung von „Genehmigungs-Workflows“. Dadurch ist es möglich, alle QM-relevanten Inhalte durch QMBs von HOYER genehmigen zu lassen. Erst dann haben die Mitarbeiter:innen Zugriff auf die Inhalte.