Continia Document Capture

Lösung zur automatischen Belegverarbeitung in Microsoft Dynamics Business Central

Mit Continia Document Capture empfangen Sie Belege wie beispielsweise Einkaufsrechnungen, Aufträge und andere Dokumente in elektronischer Form in Business Central. Eingehende Belege können von den Mitarbeitern*Innen einfach am PC oder mobil, per Tablet oder Mobiltelefon, genehmigt werden. 

Der manuelle Aufwand bei der Bearbeitung von den Belegen wird minimiert, da alle Belege automatisch ausgelesen und verarbeitet werden. Die Lösung ist vollständig in Microsoft Dynamics integriert.

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Features von Document Capture:

Beleginformationen vom Scanner oder E-Mail direkt ins System

Document Capture analysiert den Inhalt der gescannten oder per E-Mail empfangenen Dokumente und erkennt die relevanten Daten und Informationen. Dabei werden sämtliche Daten anhand zuvor definierter, personalisierbarer Belegvorlagen interpretiert und in die richtigen Felder in Microsoft Dynamics Business Central übernommen.

Flexibel und auf Ihre individuellen Bedürfnisse erweiterbar

Die Businesslogik ist jederzeit auf andere externe und interne Belege anwendbar:

• Verarbeiten Sie Zahlungsavise zur Optimierung des Zahlungsprozesses.
• Verarbeiten Sie Lieferscheine für die Optimierung des Wareneingangsprozesses.
• Verarbeiten Sie Serviceberichte zur Vorbereitung Ihrer Dienstleistungsabrechnung.
• Optimieren Sie Ihre Reparaturabwicklung bei der Erfassung von Schadensmeldungen.
• Erfassen Sie Reisekostenbelege für die Spesenabrechnung u.v.m..

Erweiterung XML-Import

Mit dem Add-on XML-Import kann Document Capture auch XML-basierte Belege, wie beispielsweise PEPPOL und ZUGFeRD, vollautomatisch bearbeiten. Genau wie die PDF-Dokumente werden diese XML-Dokumente automatisch aus konfigurierten E-Mail-Postfächern oder Dateiordnern heruntergeladen, automatisch ausgelesen und in Business Central übertragen.

Mit der integrierten Anbindung des Continia Delivery Networks an das PEPPOL eDelivery Network können Lieferantenbelege parallel dazu auch automatisiert über diesen Kanal empfangen werden.

Digitale Ablage und Volltextsuche

Alle Belege werden im PDF-Format und als Vorschau gespeichert und können entweder im Microsoft Dynamics Business Central-Client oder über das Document Capture Web-Portal angezeigt werden. 
Über die integrierte Volltextsuche können Sie eine Suche nicht nur auf Basis der automatisch erkannten Felder, sondern über alle Belegdaten ausführen.

Bestellabgleich

Beim Bestellabgleich werden Eingangsrechnungen mit Bestellungen abgeglichen. Es kann ausgewählt werden, ob der Abgleich mit oder ohne Zeilenerkennung stattfinden soll.

Genehmigungsworkflow im Client und Webbrowser

Genehmigungsmöglichkeiten:

• Limitbasiert
• Vier-Augen-Prinzip
• Gruppen
• Ablauf
• Dimensionen / Kostenstelle

Beleggenehmigung in Business Central oder im Web-Portal

Belege können über den Client oder über das Document Capture Web-Portal - auch in der Mobile-App - genehmigt werden. Die Person, die den Beleg genehmigen soll, erhält eine E-Mail mit einem direkten Link zu dem Genehmigungsfenster. Dort stehen alle Rechnungsdetails zur Verfügung.

Mit Document Capture erhalten Sie einen Überblick über alle Rechnungen, die zur Genehmigung anstehen, und das in Echtzeit. 

Funktionsumfang des Web Approval Portals

• Kontierung, Freigabe und Auswahl von Dimensionen (Kostenstellen) pro Belegzeile.
• Einschränkung der Konten- und Dimensionsauswahl, sowie deren Genehmigung pro Benutzer und Benutzer-Gruppe.
• Optionen: genehmigen, ablehnen, weiterleiten, auf Abwarten setzen.
• Hinzufügen von Notizen oder weiterer Anhänge jederzeit möglich.
• Kontierungs-Vorlagen erstellen und verwenden.
• Synchrone Verarbeitung im Web Approval Portal und im Microsoft Dynamics Business Central / NAV-Client.
• Übersicht aller Belege.