PreZero Deutschland KG

Erfolgreich mit Microsoft Dynamics CRM

PreZero Deutschland KG gehört zu den führenden deutschen Umweltdienstleistern.
Wertstoffe zu gewinnen und zu verwerten ist nicht nur ökologisch, sondern oft auch ökonomisch sinnvoll: Die Umwelt wird geschont und Unternehmen kommen kostengünstig an benötigte Materialien. Das funktioniert allerdings nur, wenn der Stoffstrom effizient organisiert ist. Genau an dieser Stelle kommt die PreZero Deutschland KG (im Jahr 1927 als Tönsmeier Entsorgungswirtschaft GmbH & Co gegründet) ins Spiel.  Die Unternehmensgruppe ist an 120 Standorten in Deutschland, Polen, Österreich und den Niederlanden präsent. Die rund 4.600 Mitarbeitenden sind unter anderem in 30 Sortier- und Wiederaufbereitungsanlagen und auf 1.800 Fahrzeugen beschäftigt. 2011 lag der Umsatz der Unternehmensgruppe bei 500 Millionen Euro.

Herausforderungen

Bis vor kurzem arbeitete der Außendienst des Umweltdienstleisters nahezu ohne IT-Unterstützung, dies erschwerte mitunter die Abstimmungen, belastete die Mitarbeitenden und führte zu vermeidbaren Fehlern. Gründe dafür: Die Geschäftsprozesse – insbesondere im Außendienst – waren vorwiegend manuell geprägt; ein Teil der Kundendaten war in Kundenakten der SAP-Unternehmenssoftware verzeichnet, doch die mobile Unterstützung fehlte; Informationen konnten zwar abgerufen, aber nicht erfasst werden. „Stattdessen schickte der Außendienst E-Mails an den Innendienst“, erinnert sich Thorsten Pawelczyk, Geschäftsführer und Leiter des Shared Service Center bei PreZero. Ebenso komplex war der Verkaufsprozess, denn den Mitarbeitenden standen lediglich Excel-Tabellen zur Verfügung, um Freigaben und offene Angebote zu verfolgen. „Dadurch fehlte es an Transparenz. Die manuelle Belastung war entsprechend hoch“, ergänzt Pawelczyk. Erste Gehversuche in Richtung CRM scheiterten an den zuerst unterschiedlichen Vorstellungen von IT und Fachabteilungen. Ende 2013 startete das Unternehmen einen zweiten Versuch. „Wir haben den Fehler gemacht, das Projekt ausschließlich durch die technische Brille zu betrachten. Diesmal stellten wir die Mitarbeiter in den Fokus“, erklärt der Shared Service Center- Leiter. Daraufhin beschloss PreZero die Einführung einer CRM-Software mit Integration zum ERP-System von SAP.

Lösung

Anfang 2014 setzte sich Microsoft Dynamics CRM gegen Lösungen namhafter Wettbewerber durch. Ausschlaggebende Faktoren waren insbesondere die Benutzerfreundlichkeit, das enge Zusammenspiel mit Microsoft Office, die Flexibilität der Programmstruktur sowie die mobile Unterstützung. „Outlook ist das Werkzeug, mit dem der Vertrieb täglich arbeitet. Mit ähnlicher Optik und Funktionsweise konnte Dynamics CRM kräftig Sympathiepunkte sammeln“, unterstreicht Thorsten Pawelczyk. Der Zuschlag für die Implementierung ging an den Microsoft-Partner SIEVERS-GROUP. Bei der Implementierung im Frühjahr 2014 hielt sich das Projektteam eng an den Standard. Die größte Baustelle lag dabei hinter den Kulissen: die Anbindung an SAP. Hier setzte das Team auf die Integrationsplattform von Scribe Software, die ein exaktes Mapping der einzelnen Datensätze erlaubte. Weitere Anpassungen waren bei der Angebotserstellung erforderlich, um den betrieblichen Freigabeprozess abzubilden. Das Zusatzmodul „DocumentsCorePack“ reduziert den manuellen Aufwand mithilfe vordefinierter Textbausteine und Vorlagen. Der lückenlos umgesetzte Vertriebsprozess läuft heute schlanker und schlagkräftiger, schneller und sicherer: „Weil es so viel einfacher ist, werden Angebote kontinuierlich erfasst – auch mobil vor Ort. Unsere Kunden erhalten ihr Angebot deutlich schneller. Dies und die strukturierte Nachverfolgung sorgen für eine wesentlich höhere Abschlussquote. Wir rechnen mit einer Effizienzsteigerung von rund 30 Prozent“, betont Thorsten Pawelczyk. Ein weiterer Pluspunkt sei die gewonnene Transparenz – der Außendienst kann sich schnell über Reklamationen, offene Posten oder Umsätze informieren. Zudem stehen für das Vertriebsmanagement Dashboards zur Verfügung, die über zentrale Kennzahlen wie Angebotsquote oder Umsätze informieren.

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