Tönsmeier Entsorgungswirtschaft

Die 1927 gegründete Tönsmeier Entsorgungswirtschaft GmbH & Co. KG gehört zu den führenden deutschen Umweltdienstleistern

Wertstoffe zu gewinnen und zu verwerten ist nicht nur ökologisch, sondern oft auch ökonomisch sinnvoll. Die Umwelt wird geschont und Unternehmen kommen kostengünstig an benötigte Materialien. Das funktioniert allerdings nur, wenn der Stoffstrom effizient organisiert ist. Genau an dieser Stelle kommt die Tönsmeier-Gruppe ins Spiel. Die Unternehmensgruppe ist an 70 Standorten in Deutschland, Polen, Österreich und den Niederlanden präsent. Die rund 3.500 Mitarbeiter sind unter anderem in 30 Sortier- und Wiederaufbereitungsanlagen und auf 1.100 Fahrzeugen beschäftigt. 2011 lag der Umsatz der Unternehmensgruppe bei 500 Millionen Euro.

Tönsmeier Entsorgungswirtschaft GmbH & Co. KG

Ausgangslage

Ohne IT-Unterstützung waren die Geschäftsprozesse im Außendienst manuell geprägt. Das erschwerte Abstimmungen, belastete die Mitarbeiter und führte zu Fehlern. Tönsmeier beschloss die Einführung einer CRM-Software mit Integration zum ERP-System von SAP.

Lösung

Tönsmeier entschied sich für Microsoft Dynamics CRM. Ausschlaggebende Faktoren waren die Nähe zu Microsoft Office, die Flexibilität der Programmstruktur und die Benutzerfreundlichkeit. Ein weiterer wichtiger Aspekt betraf die mobile Unterstützung.

Verbesserungen

Heute profitiert Tönsmeier von einem schlanken, schlagkräftigen Vertriebsprozess. Kunden bekommen ihre Angebote deutlich schneller. Diese werden ebenso konsequent verfolgt wie Reklamationen und Forderungen. Das Unternehmen rechnet mit einem Effizienzzuwachs von 30 Prozent.

Vorgehensweise

Kein IT-gestütztes Kundenmanagement

Bis vor kurzem arbeitete der Außendienst des Umweltdienstleisters quasi ohne IT-Unterstützung. Ein Teil der Kundendaten war in Kundenakten der SAP-Unternehmenssoftware verzeichnet, doch die mobile Unterstützung fehlte. Informationen konnten zwar abgerufen, aber nicht erfasst werden. „Stattdessen schickte der Außendienst E-Mails an den Innendienst“, erinnert sich Thorsten Pawelczyk, Geschäftsführer und Leiter Shared Service Center bei Tönsmeier. Ebenso komplex war der Verkaufsprozess: den Mitarbeitern standen lediglich Excel-Tabellen zur Verfügung, um Freigaben und offene Angebote zu verfolgen. „Dadurch fehlte es an Transparenz. Die manuelle Belastung war entsprechend hoch“, ergänzt Pawelczyk. Erste Gehversuche in Richtung CRM scheiterten an den zuerst unterschiedlichen Vorstellungen von IT und Fachabteilungen. Ende 2013 startete das Unternehmen einen zweiten Versuch. „Wir haben den Fehler gemacht, das Projekt ausschließlich durch die technische Brille zu betrachten. Diesmal stellten wir die Mitarbeiter in den Fokus“, erklärt der Leiter Shared Service Center.

 

Entscheidend ist, wie es sich anfühlt

Anfang 2014 setzte sich Microsoft Dynamics CRM gegen Lösungen namhafter Wettbewerber durch. Ausschlaggebend waren dabei die Benutzerfreundlichkeit, das enge Zusammenspiel mit Microsoft Office und die mobile Unterstützung. „Outlook ist das Werkzeug, mit dem der Vertrieb täglich arbeitet. Mit ähnlicher Optik und Funktionsweise konnte Dynamics CRM kräftig Sympathiepunkte sammeln“, unterstreicht Thorsten Pawelczyk. Der Zuschlag für die Implementierung ging an den Microsoft-Partner SIEVERS-GROUP.

 

Integration stand im Fokus

Bei der Implementierung im Frühjahr 2014 hielt sich das Projektteam eng an den Standard. Die größte Baustelle lag dabei hinter den Kulissen: die Anbindung an SAP. Hier setzte das Team auf die Integrationsplattform von Scribe Software. Sie erlaubte ein exaktes Mapping der einzelnen Datensätze. Weitere Anpassungen waren bei der Angebotserstellung erforderlich, um den betrieblichen Freigabeprozess abzubilden. Das Zusatzmodul „DocumentsCorePack“ reduziert den manuellen Aufwand mithilfe vordefinierter Textbausteine und Vorlagen. Seit Juli 2014 arbeiten rund 80 Mitarbeiter mit Dynamics CRM. Am Ende des internationalen Rollouts werden es etwa 150 bis 200 Mitarbeiter sein. In den bereits umgestellten Bereichen profitiert Tönsmeier vom lückenlos umgesetzten Vertriebsprozess. Dieser läuft heute schlanker, schneller und sicherer. „Weil es so viel einfacher ist, werden Angebote kontinuierlich erfasst – auch mobil vor Ort. Unsere Kunden erhalten ihr Angebot deutlich schneller. Dies und die strukturierte Nachverfolgung sorgen für eine wesentlich höhere Abschlussquote. Wir rechnen mit einer Effizienzsteigerung von rund 30 Prozent“, betont Thorsten Pawelczyk.

 

Effizienzzuwachs im Vertrieb

Ein weiterer Pluspunkt ist die gewonnene Transparenz. Der Außendienst kann sich schnell über Reklamationen, offene Posten oder Umsätze informieren. „Mit Dynamics CRM bieten wir unseren Kunden einen besseren Service. Andererseits ist auch das Forderungsmanagement effizienter: Jetzt wird direkt vor Ort nachgefragt“, erklärt Pawelczyk. Für das Vertriebsmanagement stehen Dashboards zur Verfügung, die über zentrale Kennzahlen wie Angebotsquote oder Umsätze informieren. „Die speziell auf das Unternehmen zugeschnittene Lösung verschafft dem Management Einblick in wichtige Kennzahlen wie Angebotsquote oder Umsätze“, ergänzt Robin Kuhrt, Teamleiter Business Solutions CRM bei der SIEVERS-GROUP.