idee Creativmärkte

Mehr Transparenz mit neuer Retailsoftware: Händler für Hobby- und Künstlerbedarf digitalisiert Verkaufsabläufe

Ein echtes Einkaufserlebnis, individueller Service und ein umfangreiches Sortiment: Mit diesen Voraussetzungen haben Einzelhändler in Zeiten des Internets die besten Chancen, ihre Waren auch stationär zu verkaufen. Damit für die Kundenbetreuung im Verkaufsalltag genügend Raum bleibt, sind ein zeitgemäßes Warenwirtschaftssystem sowie schlanke Prozesse im Backoffice erforderlich. Das hat der Händler für Hobbyartikel und Künstlermaterial Rudolf Matzke erkannt und die Verkaufsabläufe in seinen idee-Creativmarkt-Franchiseläden in Freiburg und Münster digitalisiert: In Zusammenarbeit mit der SIEVERS-GROUP ersetzte der Händler sein vom Franchisegeber zur Verfügung gestelltes Warenwirtschaftssystem durch eine moderne, omnichannelfähige Retailsoftware. Seit der Integration profitieren die idee Creativmärkte in Freiburg und Münster von transparenteren Prozessen und einer Verschlankung der Backoffice-Tätigkeiten.

Retailsoftware eingesetzt

Die Situation

Rund 20.000 Artikel für den Hobby- und Künstlerbedarf vertreibt Rudolf Matzke auf 400 bis 700 m² in den beiden Geschäften in Freiburg und Münster. Das Warenhandling an den beiden Standorten wurde bisher über ein ERP-System abgewickelt, das der Franchisegeber bereitstellte. Dieses kann aufgrund der Beendigung der Franchiseverträge Ende 2018 jedoch nicht länger genutzt werden. Die Herausforderung, ein neues ERP-System zu finden, bot gleichzeitig die Chance, die eigenen Prozesse mithilfe einer neuen Lösung noch besser abzudecken. „Wir haben nach einer Software gesucht, die unsere warenwirtschaftlichen Betriebsabläufe von den Kassensystemen bis hin zur Lagerlogistik gleichzeitig abbildet. Uns war wichtig, dass unsere Filialleiter auf einen Blick erkennen, welche Waren nachbestellt werden sollten, und das auch gleich mit wenig Aufwand erledigen können“, erklärt Rudolf Matzke, Geschäftsführer der idee Creativmärkte in Freiburg und Münster. Vor diesem Hintergrund entschied er sich für die Ablösung des alten Warenwirtschaftssystems durch LS NAV, eine ERP-Software für den Handel auf der Basis von Microsoft Dynamics NAV.

Die Lösung

LS NAV als ganzheitliche Lösung

In der SIEVERS-GROUP fand der Einzelhändler den idealen Partner für die Projektumsetzung. „Überzeugt hat uns vor allem die hohe Beratungsqualität: Wir fühlten uns bei der SIEVERS-GROUP sofort gut aufgehoben“, erläutert Matzke. Die Integration des neuen Systems erfolgte als Teil der Full-Managed-Services der SIEVERS-GROUP: Die langfristige Betreuung der gesamten IT-Umgebung liegt in den Händen des Osnabrücker Unternehmens. Eine weitere Besonderheit bei der Projektumsetzung: Bereits in der Standardausführung deckt LS NAV die Anforderungen des Hobbyhändlers größtenteils ab. Ohne den oftmals aufwendigen individuellen Zuschnitt der Software konnte das Projekt damit nicht nur kurzfristig, sondern auch kosteneffizient realisiert werden. Durch den Einsatz der Standardsoftware ist außerdem die Updatefähigkeit der Programmkomponenten langfristig sichergestellt. „Einige kleinere Modifikationen haben wir aber schon durchgeführt“, erläutert Jens Bextermöller, Sales Consultant Business Solutions bei der SIEVERS-GROUP. So kennt LS NAV im Standard beispielsweise nur eine Etikettengröße. Besonders für kleinteilige Bastelutensilien mussten daher auch kleinere Etikettengrößen hinzugefügt werden. Eine weitere Anpassung betrifft den Bestellprozess: Der Filialleiter kann im System die Abverkaufsdaten von mehr als zwölf Monaten einsehen. In der Standardausführung sind hingegen nur die Daten aus dem vergangenen Jahr hinterlegt. Die Modifikation ermöglicht es, künftig den Absatz aus dem jeweiligen Vorjahresmonat in die Prognose einzubeziehen. Die Gefahr von Lagerengpässen und Out-of-Stock-Situationen lässt sich auf diese Weise minimieren.

Transparente Verkaufsprozesse

LS NAV steuert bei Bedarf alle Unternehmensabläufe – vom Einkauf über die Kassenprozesse, die Lagerhaltung und die Inventur bis hin zum Einsatz von mobilem Datenfunk. Ebenso können alle buchhalterischen Vorgänge umfassend abgebildet werden. In den Geschäften in Freiburg und Münster werden die grundlegenden Module bereits genutzt. Künftig sollen auch die Bestellungen zunehmend automatisiert ablaufen: Mittels vorab eingestellter Dispositionsparameter kann LS NAV automatisch Bestellvorschläge erzeugen – sowohl für Standard- als auch für Saisonware. Ein weiterer Vorteil der Softwareintegration ist die schnelle Aktualisierung der Daten: Weil die Franchiseläden heute permanent mit dem Server verbunden sind, werden Warenzu- und -abgänge sofort im System verbucht. Auch die Durchführung von Inventuren mit MDE-Geräten erfolgt hierbei in Echtzeit. Alle erfassten Daten können sofort eingesehen werden. Darüber hinaus bietet LS NAV standardmäßig bereits eine beträchtliche Anzahl von Auswertungen an, mit denen ein Großteil der benötigten Informationen, wie beispielsweise die aktuelle Umsatzentwicklung auf Filial- oder Warengruppenebene, zur Verfügung gestellt werden kann. Für zusätzliche Statistiken können die zahlreichen Im- und Exportmöglichkeiten der Software verwendet werden.

Für jeden Artikel der richtige Preis

Auch bei der Preisfindung unterstützt LS NAV den Einzelhändler. Unter Berücksichtigung der Einstandspreise berechnet das System echte Deckungsbeiträge. Das bedeutet: Die Lösung arbeitet nicht mit Durchschnittswerten, sondern kalkuliert für jeden Artikel und Verkauf die individuelle Gewinnmarge. So erfährt der Hobbyhändler beispielsweise, ob sich Sonderposten lohnen, und muss keine unnötigen Reserven einplanen. Die Angabe der genauen Beträge bietet außerdem noch einen weiteren Vorteil: Informationen über den aktuellen Wert der Lagerbestände stehen jederzeit zur Verfügung.

Reibungslose Abläufe durch intuitive Bedienung

Eine moderne Hardware zur Bedienung von LS NAV ist ebenfalls Teil des Leistungsumfangs der SIEVERS-GROUP. Jeweils drei neue Kassen kommen in den beiden Filialen zum Einsatz. Die Touchscreen-Oberfläche ist individuell gestaltbar und mit vielen visualisierten Elementen sowie ergonomischer Unterstützung einfach zu bedienen. „Uns war wichtig, dass jeder unserer rund 40 Mitarbeiter problemlos mit dem System zurechtkommt, denn nicht nur unsere Vollzeitkräfte, sondern auch die Aushilfen arbeiten an der Kasse“, erklärt Matzke. Der Aufwand zur Schulung der Mitarbeiter war dank der intuitiven Bedienbarkeit des Systems gering und konnte intern durchgeführt werden.

Abrechnung auf Knopfdruck

Einige Kunden – sogenannte berufliche Verwender, wie Schulen, Kindergärten oder soziale Einrichtungen – können auch auf Rechnung einkaufen. Die erforderlichen Kreditrechnungen erzeugt der Einzelhändler mittlerweile automatisiert mithilfe der Software. Bei Bedarf können sie auch direkt ausgedruckt werden – eine echte Arbeitserleichterung in der Hagener Verwaltung, wie Matzke bestätigt. Eine weitere Vereinfachung im Tagesgeschäft bietet der neue Kassenabrechnungsprozess mit LS NAV. Zum einen passte die SIEVERS-GROUP das System so an, dass Gutscheine beim Tagesabschluss an der Kasse separat ausgewiesen werden. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil Gutscheine erst dann Umsatz generieren, wenn sie eingelöst werden. Zum anderen werden auch die Monatsauswertungen automatisiert über das System erstellt. So müssen nur noch mögliche Abweichungen beim Soll-Ist-Vergleich händisch dokumentiert werden. Dadurch spart das Unternehmen bereits heute mehrere Arbeitsstunden pro Monat ein. Das neue ERP-System trägt damit bereits wenige Monate nach der Inbetriebnahme zu spürbaren Arbeitserleichterungen und einer Verschlankung der Backoffice-Tätigkeiten bei. Auch für die weitere Geschäftsentwicklung des Händlers für Hobby- und Künstlerbedarf ist die Digitalisierung der Verkaufsabläufe eine lohnende Investition: An die omnichannelfähige Lösung lässt sich im Bedarfsfall ein Webshop einfach anbinden. Eine effiziente Steuerung aller Vertriebskanäle auf einer zentralen Plattform ist damit langfristig gewährleistet.

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