EVE GmbH

Die EVE GmbH aus Emsdetten ist der Elektronik-Distributor für Techniker, Fach- & Industrieeinkäufer, Ingenieure, Entwickler und EMS

Unter dem Motto „Schnell – Zuverlässig – Qualität“ übernimmt das Unternehmen als Elektronik-Distribution zahlreiche Aufgaben, damit sich die Kunden auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können. Dabei bietet die EVE GmbH einen perfekten Service, bei dem ein Rad in das andere greift – dazu gehört natürlich auch ein optimales Dokumentenmanagement. Hier verlässt sich der Betrieb ganz auf ELOprofessional aus dem Hause ELO Digital Office GmbH.

Als Elektronik-Großhandel bietet die EVE GmbH ein breites Sortiment von rund 35.000 Artikeln und zahlreichen Produktvarianten an – von aktiven und passiven Bauelementen über Kabel und Steckverbinder bis hin zu Akkus und Batterien. Dies ist eines der umfangreichsten Sortimente europaweit, dennoch können die Kunden selbst in schwierigen Marktsituationen mit zeitnahen Lieferungen rechnen – dank der engen, partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit weltweit führenden Herstellern und ca. 50 engagierten Mitarbeitern, für die der Kundenservice immer oberste Priorität hat. 3.700 begeisterte und erfolgreiche Kunden in Europa sind Zeugnis dieser Leistung.

ELO Referenz Eve GmbH

Die Herausforderung

Ablösung des bestehenden DMS, ganzheitliche Integration, effizientes Vertragsmanagement, automatische Rechnungsverarbeitung und sichere E-Mail-Archivierung.

DIE LÖSUNG

ERFOLGREICHER UMSTIEG AUF ELO

Als modernes Unternehmen setzte die EVE GmbH bereits frühzeitig auf ein digitales Dokumenten-Management (DMS). Allerdings war der Betrieb mit der eingesetzten Lösung nicht zufrieden. Auf einer DMSVeranstaltung entdeckte man dann ELOprofessional und war sofort begeistert. Der Systemwechsel war beschlossene Sache.

Gemeinsam mit dem ELO Business-Partner SIEVERSGROUP, Osnabrück, wurde das Projekt „Umstieg auf ELOprofessional“ im Februar 2013 begonnen. Schwerpunkte dabei waren, das alte DMS abzulösen und die Geschäftsprozesse in den Bereichen Vertrieb, Verwaltung und Buchhaltung zu optimieren.

Neben dem DMS ELOprofessional wurden dabei die folgenden Module eingesetzt: SNC Connect for ELO (dienstleistungsfreie Integration in NAV), SNC Contract (Vertragsmanagement), ELO XC und ELO BLP.

NUTZEN

GANZHEITLICHE INTEGRATION

Bereits im Juli 2013 ging ELO in den Live-Betrieb. Sämtliche Ziele waren mit Unterstützung des ELO Business- Partners erreicht, auch die ganzheitliche Integration (Microsoft Dynamics NAV). Zwei Beispiele:

Automatisches Archivieren der Ausgangsbelege Bei Erzeugung eines Beleges, z.B. Ausdruck und/oder Mail-Versand an den Kunden, wird automatisch ein zweiter Druck ins Archiv gestartet. Die Archivierung erfolgt im Hintergrund, ohne dass die Benutzer Arbeit mit der Archivierung haben. Die Belege sind sofort im Archiv in der von EVE festgelegten Ablagestruktur auffindbar oder bequem über die sehr schnelle Suchfunktion von ELO (iSearch) zu finden.

Aufruf von Belegen direkt aus NAV Mit SNC Connect for ELO werden Dokumente zu Aufträgen, Projekten und Buchungen im ERP (MS Dynamics NAV) aus dem ELO Archiv heraus angezeigt. Die erstellten Belege werden gefiltert angezeigt. Die Ablage von E-Mails/Dokumenten erfolgt über ELO BLP zu Vorgängen (z.B. Auftragserteilung) in NAV. Das Besondere: Für diese Integration sind keine Dienstleistungstage notwendig.

 

AUTOMATISCHE RECHNUNGSVERARBEITUNG

Die Zuordnung der Rechnungen erfolgt mithilfe von Barcodes zu NAV-Buchungen (spätes Archivieren). Nachdem das Papierdokument im Unternehmen angekommen ist, kennzeichnet es ein Sachbearbeiter mit einem Barcode. Er wird automatisch im NAV erzeugt und mit einem Label-Drucker gedruckt. Das Dokument wird nun gescannt und auf Qualität und Vollständigkeit geprüft. ELO erkennt den Barcode und speichert das Dokument in ELO. Anhand des Barcodes werden die Metadaten für die Verschlagwortung aus NAV übergeben. Die Verschlagwortung ist wichtig für die Ablage (Ordner, Lieferantenname, Datum etc.).

 

E-MAIL-ARCHIVIERUNG

Es erfolgt eine serverseitige Exchange-Archivierung aller E-Mails. Sie werden nach 180 Tagen mit Schablone gelöscht, um den Exchange-Server zu entlasten. Schablone bedeutet: Alle gelöschten E-Mails sind noch im E-Mail-Ordner auffindbar und als „archiviert“ markiert. Die E-Mail wird aus dem ELO-Archiv heraus aufgerufen und auch in Outlook angezeigt. Für den Nutzer ändert sich somit nichts.

 

VERTRAGSMANAGEMENT

Die Ablage von Lieferanten-Verträgen erfolgt über das SNC Contract- Modul. Vorteile durch ELO: Mit der Erinnerungsfunktion lassen sich Kündigungsfristen besser einhalten; durch die Synchronisation mit Outlook haben die Anwender alle Vertragstermine im Outlook-Kalender optimal im Blick. Die Auswertung von Vertragsinformationen inkl. graphischer Darstellung ist jederzeit möglich. Bei Kündigung, Verlängerung usw. starten Workflows, und die dynamische Vertragsanzeige stellt unterschiedliche Ansichten bereit, z. B. Verträge nach Kunde oder nach Vertragstyp sortiert. Kurzum: Die Verträge werden einfach und sicher verwaltet, und der Vertragszyklus wird optimal abgebildet.

FAZIT

Bei der EVE GmbH profitieren mehr als 25 schreibende Arbeitsplätze von ELO. Die Mitarbeiter sind ebenso wie EDV-Leiter Christian Meiners begeistert: „Die einfache und selbsterklärende Integration in unser ERP war einer der Hauptgründe für die Einführung von ELO und die Ablösung unseres alten DMS-Systems. Auch unsere Kunden klingen sehr überzeugt und glücklich mit der Lösung. Die einfache Einbindung von Workflows rundet die ganze Sache ab.“

Geplant ist ein Ausbau der Gesamtlösung, wobei weitere Workflows und die digitale Personalakte ins Auge gefasst werden. Die EVE-Projektgruppe hat bereits die Arbeit aufgenommen, und der Workflow für den Rechnungseingang soll in Kürze umgesetzt werden.