Easy Software AG

Die EASY SOFTWARE AG gehört zu den führenden Anbietern von Enterprise-Content- Management-Systemen

CRM Easy Software AG

Die EASY SOFTWARE AG beschäftigt 164 Mitarbeiter und ist außer in Deutschland auch in Großbritannien, den USA und Südostasien mit eigenen Niederlassungen präsent. Hierzulande gehört das Softwarehaus zu den führenden Anbietern von Enterprise-Content- Management-Systemen. Der Umsatz lag 2008 bei 24,4 Millionen Euro.

Elektronische Dokumente haben enorme Vorteile: Sie sind sofort verfügbar und lassen sich mühelos in vorhandene Prozesse einbinden. Die passende Technologie hört auf den Namen „Enterprise Content Management“. Einer der führenden Anbieter auf dem DMS-Markt ist die EASY SOFTWARE AG. Das Mülheimer Unternehmen verzeichnet weltweit rund 10 000 Installationen. „Unsere Lösungen sind benutzerfreundlich und ergänzen Unternehmensanwendungen, etwa von SAP oder Microsoft“, erklärt Hans-Joachim Frommholz, Leiter Controlling bei EASY SOFTWARE. Während das Unternehmen Großkunden selbst betreut, beraten die 260 nationalen und internationalen Vertriebspartner den Mittelstand.

Die Anforderungen

Zuverlässiger Ausblick auf künftiges Wachstum

Bei der Kunden- und Partnerbetreuung wurde lange Zeit mit Excel-Tabellen und Microsoft Outlook gearbeitet. Das rasante Wachstum überforderte jedoch die Strukturen. „Es fehlte eine zentrale Datenhaltung. Unsere Mitarbeiter arbeiteten mit unterschiedlichen Informationen. Prozesse gerieten deshalb schon mal ins Stocken“, erinnert sich Frommholz. Im August 2007 entschied sich EASY SOFTWARE für die Einführung einer professionellen CRM-Lösung. Das Softwarehaus verfolgte mit dem Projekt vor allem zwei Ziele: Zum einen sollten die Kunden- und Partnerbeziehungen durch gezielte Ansprachen intensiviert werden, zum anderen wollte man einen besseren Einblick in die Vertriebskanäle bekommen. Verkaufsprognosen und der Status laufender Verhandlungen sollten künftig per Knopfdruck abrufbar sein. „Damals mussten wir derartige Informationen häufig manuell zusammentragen“, blickt der Controllingleiter zurück. Die Marktsondierung war breit angelegt, doch alles lief sehr schnell auf Microsoft Dynamics CRM hinaus. „Neben der Anpassungsfähigkeit war für uns das Zusammenspiel mit unserer Unternehmenssoftware Dynamics NAV entscheidend. Hierfür gibt es eine Standardanbindung“, begründet Frommholz die Wahl. Den Projektauftrag erhielt der Microsoft-Partner SIEVERS-SNC Computer & Software GmbH & Co. KG. Ausschlaggebend war die Tatsache, dass sich das Osnabrücker Systemhaus mit beiden Anwendungen auskennt.

DIE LÖSUNG

IMPLEMENTIERUNG VON MICROSOFT DYNAMICS CRM

Bei der Implementierung im November 2007 stand die Prozessoptimierung im Vordergrund. Dabei ergänzte man die CRM-Software um individuelle Prozesse. So erhalten Projektverantwortliche zum Beispiel bei der Eingabe neuer Kunden und Interessenten eine E-Mail. Gleichzeitig datiert Microsoft Dynamics CRM eine Verkaufschance. Tut sich in der vorgegebenen Frist nichts, bekommen Vertriebscontrolling und Projektverantwortliche erneut Post. „Damit verhindern wir, dass in stressigen Phasen Projekte in Verzug geraten“, erklärt Hans-Joachim Frommholz. Mittlerweile steuert EASY SOFTWARE sämtliche Marketingaktivitäten mit Microsoft Dynamics CRM. Eine bidirektionale Schnittstelle existiert zur Unternehmenssoftware: Beide Systeme werden laufend miteinander synchronisiert. Zusätzlich gelangen relevante kaufmännische Informationen wie Rechnungen, Aufträge oder offene Posten in die CRMKundenakte. Weitere Anbindungen bestehen zum Serviceportal und über die Software SNC/CTI zur Telefonanlage. „Unser Vertrieb hat freien Blick auf die gesamte Kundenbeziehung“, bestätigt Controllingleiter Frommholz.

DIE MEHRWERTE

MEHRWERTE IM KUNDENBEZIEHUNGSMANAGEMENT

Im Februar 2008 trat Microsoft Dynamics CRM bei EASY SOFTWARE den Dienst an. Der Vertriebsprozess hat sich seitdem verbessert: Kundenanfragen und Verkaufschancen werden systematisch bearbeitet. Dank einheitlicher Datenhaltung stehen alle wichtigen Informationen sofort zur Verfügung. „Jetzt können wir uns stärker auf unsere Kunden konzentrieren und sind noch besser auf Verkaufsgespräche vorbereitet“, resümiert Frommholz erfreut. EASY SOFTWARE profitiert von einem exakten Ausblick auf die künftige Geschäftsentwicklung und konnte mit Microsoft Dynamics CRM das Kundenbeziehungsmanagement intensivieren. „Subjektive Berichte gehören endgültig der Vergangenheit an“, stellt der Controllingleiter klar. Ähnlich sieht es Robin Kuhrt, Berater Betriebswirtschaftliche Lösungen bei SIEVERS-SNC: „Die speziell auf EASY SOFTWARE zugeschnittene Lösung verschafft dem Management einen schnellen Überblick über die Pipeline im Direktgeschäft und den Vertrieb über das Partnernetz.“