"Zusammenarbeit, Kommunikation und das Ganze mit Spaß" Geht das? Wir sagen JA!

Wie produktiv fühlen Sie sich während Ihrer Arbeitszeit? Studien zeigen, weniger als jeder zweite fühlt sich während der Arbeitszeit produktiv. Woran kann das liegen?

Die offensichtlichsten Produktivitätskiller sind:

• Ineffiziente Systeme und Prozesse (19,6%)
• Veraltete Technologien (19%)
• Schlechtes Management (18%)

Und, für viele wahrscheinlich überraschend, der größte Produktivitätskiller ist die gute, alte E-Mail.

Nicht immer ist „digital“ auch gleich effektiv. Viele nutzen heute die elektronische Mail, ähnlich wie Excel, nahezu inflationär:

• zur Ablage,
• als Reminder,
• als ToDo-Liste anstehender Aufgaben,
• zur Abstimmung untereinander und
• um Prozessbeteiligte per „cc“ auf dem Laufenden zu halten.

Wichtige Informationen wie Aufgaben, Fristen oder Verantwortlichkeiten liegen zumeist in unstrukturierter Textform vor und müssen vom Bearbeiter zunächst extrahiert und, sofern vorhanden, für Workflow-fähige Systeme „übersetzt“ und erfasst werden. Informationsdefizite und fehlende Prozesstransparenz werden dabei häufig als Gründe für ein wachsendes E-Mailaufkommen angeführt. Diese wachsende Zahl an E-Mails wirkt sich dabei erheblich auf die Arbeitsproduktivität aus, indem Prioritäten verschwimmen, Angestellte von ihren aktuellen Aufgaben abgelenkt werden und Informationsrecherchen weiter erschwert werden – ein Teufelskreis. Die E-Mail-Kommunikation ist damit bis heute der Produktivitätskiller Nummer 1 in vielen Unternehmen.

Herausforderungen und wesentliche Elemente im Arbeitsalltag sind heute das Bedienen von internen und externen

• Anfragen (ein- und ausgehend),
• Projekten,
• Aufgaben und
• Abstimmungsprozessen.

„Multitasking“ ist heute, nicht nur vor dem Hintergrund der steigenden E-Mail-Flut, eine Eigenschaft, die im Büroalltag immer mehr an Bedeutung gewinnt. Doch macht sie uns weder produktiver, noch leistungsfähiger, so die herrschende Meinung von Neurowissenschaftlern und Arbeitspsychologen. Durch das Umschalten zwischen unterschiedlichen Sachverhalten, Systemen und Logiken verlieren wir Zeit und die Fähigkeit, uns auf die wesentlichen Aspekte zu konzentrieren.

Collaboration-Tools setzen genau hier an, indem sie die Art und Weise, wie wir uns in unserem Tagesgeschäft organisieren und miteinander interagieren, von Grund auf verändern und bestenfalls diese auf die persönlichen Anforderungen der jeweiligen Nutzer ausrichten.

Hören Sie, was unsere Experten darüber zu sagen haben und wie Ihre Empfehlungen aussehen.