DSGVO-Paket für Microsoft Dynamics 365

DSGVO-Paket für Microsoft Dynamics 365 CRM

Nutzen Sie Ihr CRM-System DSGVO-konform: Mit unserem DSGVO-Paket für Microsoft Dynamics 365 CRM unterstützen wir Sie dabei, Ihre Kundenkontakte datenschutzkonform zu verwalten. Im Rahmen dieser Leistung analysieren wir gemeinsam Ihr System, nehmen Ihre Anforderungen auf und passen Ihr CRM entsprechend an.

Datenschutz für das Herz Ihrer Kundendatenbank.

Dabei sind einige Funktionen standardmäßig in unserem DSGVO-Paket für CRM enthalten. So werden bspw. beim Anlegen eines Kontakts der Datenursprung abgefragt und dokumentiert, automatisierte Mails als Workflow ausgelöst und im Falle eines Widerrufs eine vollständige Löschung aller personenbezogenen Daten eines Kontakts ermöglicht.

Gerne beraten wir Sie ausführlich zum Thema Datenschutz in Verbindung zum CRM.

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Anpassungen in Ihrem Microsoft Dynamics 365 (CRM)

Nach einer gemeinsamen Analyse können zusätzliche Besonderheiten Ihres CRM-Systems berücksichtigt und ggf. angepasst werden.

  • Automatische E-Mail: Der ausgewählte Kontakt wird per Workflow informiert, dass dieser im CRM zur Bearbeitung erfasst wurde. Zudem wird der Kontakt ebenfalls in der E-Mail informiert, dass die Speicherung seiner Daten jederzeit widerrufen werden kann.

  • Neue Felder: "Kontaktursprung", „Details Kontaktursprung" und "Art der Erfassung" (direkt/indirekt), evtl. auch innerhalb der Optionen im Kontaktursprung möglich.

  • Datentrennung: In einer gemeinsamen Analyse prüfen wir, welche Geschäftseinheiten welche Rechte besitzen und welche Berechtigungen noch benötigt werden. Ziel ist eine klare Abgrenzung der Daten im CRM-System, damit nur Nutzer mit klarem Geschäftsbezug Zugriff auf die Daten haben.

  • Auskunftspflicht: Auskunft über Kundeninformationen nach Anfrage. Alle vorhandenen Daten werden per Script im CRM-System in ein mit Ihrem Unternehmen abgestimmtes Template als Excel oder PDF exportiert. Dieses kann der Person, welche die Anfrage getätigt hat, zugesendet werden.

  • „Recht auf Vergessen“ Löschung von Kundeninformationen: Es wird ein Script erstellt, welches Daten vom betroffenen Kunden vollständig aus dem System entfernt. Die Daten werden vorher exportiert und es wird aufgelistet, was alles gelöscht wurde. Nicht betroffen sind Daten, welche von anderen Gesetzen wie zum Beispiel der Aufbewahrungspflicht von Geschäftsdaten gesondert aufbewahrt werden müssen. Diese Daten werden nur deaktiviert.

  • Massenmails: Sperren von allen bestehenden Kontakten für Massenemails. Freischaltung der Kontakte nach Zustimmung zur erneuten Zusendung von Massenemails (bspw. Newsletter-Zustimmung durch Double-Opt-in)

  • Schutzstufenkonzept: Deklarierung von Daten in verschiedene Kategorien. Insbesondere „sensible Daten“ wie zum Beispiel die des Gesundheitszustands. Diese werden im CRM-System gesondert gesperrt. Bei Auswertungen oder Exporten werden diese nicht mit exportiert und benötigen eine gesonderte Zustimmung vom Administrator.

Hinweis

Mit den Anpassungen Ihres CRM-Systems werden Sie nicht automatisch DSGVO-konform. Der Schwerpunkt der DSGVO zielt auf die internen Prozesse einer Firma ab. Das angebotene DSGVO-CRM-Paket darf daher nur als Hilfestellung für Ihre Prozesse betrachtet werden.

Ablauf

  1. Senden Sie uns eine Kontaktanfrage.
  2. Wir beraten Sie, welche der aufgeführten Anpassungen umgesetzt werden sollen.
  3. Gemeinsame Telefonkoferenz mit Experten der SIEVERS-GROUP: Wir nehmen die für Sie relevanten Punkte auf, beraten zu unklaren Themen und erarbeiten alle Informationen, um Ihnen ein Angebot zu erstellen.
  4. Sie erhalten Ihr individuelles Angebot und einen Zeitrahmen für die Umsetzung.
  5. Durchführung der Anpassungen an Ihrem CRM-System.

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